Home > Blogs > Afbakenen of samenwerken?

Afbakenen of samenwerken?

11-12-2017

Carsten bilde ledertrening

Afgelopen week werd ik uitgenodigd voor een sessie die deel uitmaakte van de “strategische ontwikkeling van de organisatie”. Dan weet je het wel. Je wordt een uur of twee blootgesteld aan consultants met powerpoint-presentaties met schema’s, puntenlijstjes en actieplannen.

Je wordt geacht deel te nemen aan allerlei groepsoefeningen. Over uiterlijk een half jaar vraagt men zich af of dat echt de moeite waard was. Maar ja, je kunt ook niet zomaar wegblijven.

Dat laatste is misschien wel een aardig dilemma om eens een andere keer op terug te komen. Nu even aandacht voor het volgende. Een van de oefeningen bestond eruit een oordeel te geven over in hoeverre de huidige organisatie bijdraagt aan het leveren van diensten. De zinvolheid van die vraag laten we even voor wat die is, maar ook daar kunnen we een leuke boom over opzetten. En vanzelfsprekend is het voor consultants en managers gemakkelijker om over hokjes in een organogram te praten, dan over inhoudelijke taakinvulling.

Mijn missie: mensen kritisch laten nadenken

Een van de hulpvragen die we kregen aangeboden bij deze oefening was: “Zijn de taken en verantwoordelijkheidsgebieden van de diverse afdelingen duidelijk afgebakend?”. Ik besloot advocaat van de duivel te spelen en vroeg “Mag ik even iets vragen? In deze vraag ligt impliciet de aanname besloten dat duidelijke afbakening een goede zaak is. Is dat echt altijd het geval?”.
Het gevolg was een tien minuten durende, geanimeerde discussie binnen de groep. De consultant was zichtbaar niet blij. Mede omdat het duidelijk niet lukte om de groep met haar argumenten te overtuigen. Dat gaf mij dan weer een goed gevoel. Want mijn missie is het om mensen kritisch te laten nadenken en niet zomaar alles voor zoete koek te slikken.

Redundantie: het nut van dingen dubbel doen

Er zijn een paar standaardargumenten voor duidelijke afbakening van taken en verantwoordelijkheden. Het belangrijkste is een argument in de naam van efficiëntie (hoor ik iemand Lean zeggen?): “Anders doen we dingen dubbel en dat is niet handig”.
Daar zit wat in. Maar het is niet zo zwart-wit als de kaasschaaf-en-optimalisatie-consultants dit in het algemeen neerzetten. Enige overlap is nuttig en gewenst. Zoals iedereen kan bevestigen die wel eens op een toilet heeft gezeten en te laat tot de conclusie kwam dat het laatste stukje papier zojuist was gebruikt.

High Reliability Organisations (HRO) zijn organisaties die dagelijks met grote risico’s omgaan onder moeilijke omstandigheden en desondanks een extreem hoog niveau van veiligheid en kwaliteit leveren. High Reliability Organisations (het klassieke voorbeeld zijn vliegdekschepen) streven bewust naar een vrij hoge graad van (sociale) redundantie. Deze redundantie stelt een HRO onder andere in staat om fouten tijdig op te merken en daarmee ongevallen te voorkomen.

Redundantie lijkt op de korte termijn voor onnodige kosten te zorgen, maar geeft robuustheid en veerkracht aan je organisatie (of systeem). Het geeft een buffer om variaties op te vangen. En het geeft mogelijkheden om fouten en missers op te merken en te herstellen voordat er ongewenste effecten ontstaan.

Weten waar je moet zijn en bij wie: iedereen

Het andere standaardargument “Je weet niet waar je moet zijn of wie wat doet” zou overigens juist een argument vóór redundantie kunnen zijn. Geef de taak aan meerdere groepen als je iets gedaan wilt hebben, dan heb je een grotere trefkans dat je de juiste persoon vindt: geef iedereen die taak en je kunt iedereen aanspreken! Trouwens, over het algemeen heb je met vakmensen te maken en die weten heus wel wat er gedaan moet worden.

Niet alle activiteiten van organisaties kunt je indelen

Een ander argument om kritisch te kijken naar het scherp afbakenen van taken en verantwoordelijkheden is dat het is een illusie te denken dat je alle activiteiten van je organisatie kunt indelen in een verzameling overzichtelijke hokjes en daarmee zorgt dat dingen op een geordende manier zullen verlopen. Veel dingen wel natuurlijk, maar volledigheid is onmogelijk. De werkelijkheid is te complex voor een dergelijke reductionistische aanpak. En hoe meer je probeert te vangen, hoe omvangrijker je boek met regeltjes en procedures wordt en hoe minder het een hulpmiddel zal zijn voor de dagelijkse uitvoering.

En past alles wel in slechts een enkel hokje? Neem bijvoorbeeld de vrij alledaagse vraagstelling van toegang, tot een kantoorgebouw bijvoorbeeld. Zij met beveiliging en security in hun takenpakket zullen het gebouw liefst potdicht willen maken, zodat niemand die er niet hoort naar binnen kan glippen. Degenen met aandacht voor arbeidsveiligheid en brandveiligheid willen het gebouw graag zo open hebben dat iedereen er snel uit kan in geval van nood. De gebouwenbeheerder denkt aan praktische overwegingen: onderhoud en kosten. Je kunt een probleemstelling over ‘toegang’ niet aan één van deze groepen overlaten.

Afbakenen of samenwerken?

En dat brengt me tot mijn afsluitende aanbeveling. Voor alle duidelijkheid, ik ben geen tegenstander van een duidelijke verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Het is nuttig om daar over na te denken en het vast te leggen. Maar daarmee ben je er niet. Zoals hierboven gesuggereerd is de puzzel meer dan de afzonderlijke stukjes.

In plaats van al onze tijd te besteden aan duidelijk afgebakende taken en verantwoordelijkheden, zou het wel eens veel belangrijker kunnen zijn om na te denken over op welke gebieden samenwerking vereist is. Waar hebben we gezonde overlap nodig om een doel op een manier te bereiken dat we met een diversiteit aan belangen rekening kunnen houden? En waar is het nodig dat de een de mogelijkheid heeft om iets voor de ander op te vangen?

Het betekent dat we op een wat andere manier naar een organogram gaan kijken. Maar misschien moeten we daar sowieso veel minder tijd aan besteden. Ik denk dat het gezonder is.

Carsten Busch | Senior adviseur arbeidsveiligheid bij Politidirektoratet, de overkoepelende organisatie van de Noorse politie en actief binnen diverse vakfora en eigenaar van www.mindtherisk.com.

 

LEESTIP: Het boek Veiligheidsfabels 1-2-3 van Carsten Busch van Vakmedianet bevat bijna 100 fabels uit het veiligheidsvak die je zullen aanzetten tot kritisch en vruchtbaarder denken over dingen als organisatie en veiligheid. 

image_pdf

Deel dit bericht via: