Home > RI&E > Duurzaam inzetbaar met de RI&E

Duurzaam inzetbaar met de RI&E

30-10-2017

zaad_in_aarde_549463240

Veilig en gezond werken en duurzaam inzetbaar zijn vindt iedereen belangrijk. De meningen over de toegevoegde waarde van de RI&E daarbij zijn verdeeld. De Zorggroep Noord en Midden Limburg zet sinds twee jaar de RI&E in als een positief en bruikbaar hulpmiddel.

De Zorggroep Noord en Midden Limburg stelt de behoeften en wensen van cliënten meer centraal. Daartoe werkt De Zorggroep met kleine teams van professionals die dichtbij de cliënt staan. Binnen bepaalde kaders zijn teams zelf verantwoordelijk. De rol van het lijnmanagement is coachend en verbindend.

Bij deze beweging past een herijking van doel en plaats van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Hoe kan de RI&E een logisch onderdeel worden van het organisatiebeleid en een goed hulpmiddel zijn om te komen tot gezonde en veilige werkomstandigheden?

Randvoorwaarden en wensen met betrekking tot RI&E

In interviews met directie, kwaliteitsadviseurs, ondernemingsraad en P&O zijn ervaringen en wensen geïnventariseerd met betrekking tot de toekomst voor de RI&E. Verder is een overzicht gemaakt van de huidige RI&E’s om de actualiteit in beeld te krijgen. Opvallend is dat er bij de stakeholders overeenstemming bestaat over de randvoorwaarden en wensen voor de aanpak van de RI&E.

Een aantal uitspraken uit de interviews:

“RI&E? … een waslijst van zaken die ‘fout en niet goed’ zijn.”
“Grote rapporten zonder duidelijke focus en als we eerlijk zijn, stoppen we ze in een la.”
“Eigenaarschap? Er is grote betrokkenheid en aandacht voor veiligheid, gezondheid en duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Maar eigenaarschap van de RI&E ontbreekt omdat mensen die niet herkennen als een positief hulpmiddel.

Dit zijn de randvoorwaarden:

  • Integratie met andere (informatie-)processen en gebruikmaken van bestaande systemen;
  • Zo eenvoudig mogelijk;
  • Aan de wet voldoen.

En dit zijn de wensen:

  • Uitvoering en aanpak zo laag mogelijk in de organisatie beleggen bij de teams, met goede facilitering en duidelijke escalatieniveaus voor punten die niet binnen de eigen beïnvloedingscirkel liggen.
  • Dynamisch, geen periodieke maar een continue aanpak.
  • Geen losse informatie: data in context beoordelen en verbinden aan systemen.
  • In dialoog gaan met elkaar over risico’s om bewustwording en gedragsverandering mogelijk te maken.
  • Een positieve insteek binnen een lerende organisatie: leren van good practices.

Van wensen naar plan

Op basis van de uitgangspunten en wensen is een advies uitgewerkt voor een toekomstige aanpak. In de nieuwe opzet sluit de RI&E beter aan op de organisatievisie en -ontwikkelingen van De Zorggroep. De directie en de ondernemingsraad hebben deze aanpak goedgekeurd.
In een doorlopende, dynamische RI&E ligt het eigenaarschap bij de teams. Die krijgen daarbij steun van adviseurs. Het doel: medewerkers gaan eigen risico’s herkennen en kunnen die daar waar mogelijk zelf aanpakken. Denk aan fysieke belasting en zaken op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting (PSA), zoals werkdruk, omgangsvormen en agressie.

In een doorlopende, dynamische RI&E ligt het eigenaarschap bij de teams

Belangrijke beleidsthema’s en facilitaire risico’s zijn centraal belegd om medewerkers te ontzorgen. Eigenaarschap bij het management is tot stand gebracht door een goede verbinding met resultaatgebieden, bijvoorbeeld medewerkerstevredenheid. Naast de RI&E’s voor teams en beleid is er een RI&E facilitair, met aandacht voor harde risico’s met betrekking tot gebouw, onderhoud, BHV en inkoop.
De aanpak en invulling van de verschillende deel-RI&E’s is maatwerk dat aansluit op aanwezige kennis, reeds lopende processen, wensen en cultuur. Maar de deel-RI&E’s moeten wel met elkaar worden verbonden en dit vraagt de nodige creativiteit. In plaats van één RI&E-rapportage, ligt de informatie verspreid in de organisatie. Het schema op pagina 28 geeft een overzicht van de opknipping van de RI&E.

De belangrijkste resultaten tot nu toe

In de praktijk is de uitvoering een proces van vallen en opstaan. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste resultaten tot nu toe.

1. De RI&E teams
In het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) zijn vragen opgenomen die gaan over risico’s die medewerkers zelf kunnen herkennen en beïnvloeden, zoals fysieke belasting en PSA. De medewerkers zijn betrokken bij de opzet van dit MTO, de opgenomen vragen vinden zij dus zelf belangrijk. Een teamdashboard helpt om resultaten en plannen vast te leggen. De teams krijgen ondersteuning van teamcoaches. Een aantal van hen is geschoold in het onderwerp PSA. Andere oplossingen voor de risico’s (input voor verbeteracties) vinden medewerkers in een digitale medewerkerswinkel. Dit zijn beproefde workshops, e-learningmodules en goede praktijken uit de teams zelf.

Ook kunnen teams een verdiepend onderzoek opstarten om bijvoorbeeld oorzaken in kaart te brengen van werkdruk. En in overleg met hun coach interventies inzetten. De teammanager bewaakt de voortgang, de ervaringen leveren input voor aanpassingen in het beleid. Uitdaging bij deze team-RI&E’s is de borging: de blijvende aandacht voor de aanpak van risico’s. Om een goede (inhoudelijke) dialoog over risico’s te kunnen blijven voeren is betrokkenheid van een deskundige (gecertificeerd kerndeskundige) van waarde. De uitwerking hiervan volgt komend jaar.

Teams kunnen een verdiepend onderzoek opstarten om oorzaken in kaart te brengen

2. De RI&E beleid
Op bestuurlijk niveau is besloten om bij nieuwe plannen de effecten op gezond, veilig en met plezier werken expliciet mee te nemen in het afwegingskader. Een interne of externe (kern-)deskundige levert hiervoor de input. Hierdoor groeit ook de bewustwording van het management over gezondheid en veiligheid. Er is recentelijk een RI&E uitgevoerd op het bestaande beleid binnen de veranderende organisatie. Het resultaat is een advies met een plan van aanpak, geschreven in de ‘taal van de organisatie’. De volgende stap is de verdere uitvoering van de opgestelde actiepunten en de borging hiervan.

3. De RI&E facilitair
Er is een start gemaakt met een pilot met gezamenlijke rondgangen in gebouwen. Hierbij betrokken zijn de kerndeskundige, de gebouwenbeheerder, de technisch medewerkers, de manager facilitair en medewerkers. Gezamenlijk hebben zij de mogelijke risico’s en oplossingen bekeken en besproken. De resultaten staan in een format dat voldoet aan de eisen van de RI&E en aansluit op bestaande facilitaire actielijsten. Deze aanpak zal voor elk gebouw cyclisch gevolgd gaan worden.

Daarnaast is er een meldpunt waar medewerker onveilige situaties en/of gebreken kunnen melden. Opvolging gebeurt waar mogelijk direct of anders binnen 24 uur. Zaken die niet direct zijn op te lossen, komen in het RI&E-overzicht te staan. Een ander aspect is de inkoopprocedure die onder de loep is genomen en waarover afspraken zijn gemaakt.

4. Algemeen en proces
Alle processtappen zijn beschreven in eenvoudige stroomschema’s, voor houvast en duidelijkheid. Maar dit is nog een ongoing proces. Alle communicatie over dit project gaat over gezond, veilig en met plezier werken en niet meer specifiek over de RI&E. Dit vergroot de herkenbaarheid en het draagvlak om ermee aan de slag te gaan.

De zaadjes van draagvlak en eigenaarschap zijn goed geplant

De Zorggroep

Er staat nog een aantal specifieke aandachtsgebieden binnen de RI&E op stapel, zoals de aanpak bij ver- en nieuwbouw, biologische agentia (in samenspraak met de werkgroep infectieziekten) en de onderlinge verbinding van de deel-RI&E’s. De zaadjes van draagvlak en eigenaarschap zijn goed geplant. Het is nu een kwestie van blijvende aandacht, waarbij “het gras niet harder gaat groeien door eraan te trekken”.

De Zorggroep zorgt voor mensen die hulp, ondersteuning of zorg nodig hebben. Een ieder heeft daarin zijn eigen rol, beleving en drive. De Zorggroep concentreert zich op het leveren van verpleeghuiszorg (kortdurend of in de vorm van wonen met zorg), wijkverpleging/wijkverzorging en begeleiding. Bij De Zorggroep werken rond de 5200 medewerkers en 2700 vrijwilligers.

Een aantal tips uit ervaring in de praktijk

Uit de in het proces opgedane ervaring volgt een aantal tips:

  • Kies een positieve insteek. Laat successen zien en beleef plezier aan verbetering. Ga uit van het gezamenlijk belang. De toonzetting is belangrijk om zaken op de agenda te krijgen. Een waarderende insteek geeft een positieve lading aan veiligheid en gezondheid.
  • Zorg voor een goede co-creatie tussen in- en externe adviseurs. De Zorggroep werkt in co-creatie met externe adviseurs van PreventPartner. Hierbij worden kennis over de interne organisatie, externe inhoudelijke kennis en competenties samengevoegd, waardoor synergie en inspiratie ontstaan. Uit elk overleg komen nieuwe ideeën en acties voort.
  • Creativiteit: durf outside the box te denken en te doen. Laat veilige, vertrouwde werkmethoden los als ze onvoldoende opleveren. Maak gebruik van mensen met creativiteit om te komen tot maatwerkoplossingen.
  • Kies voor ‘organisch veranderen’, maar wel met een plan. Sluit zoveel mogelijk aan bij lopende initiatieven en processen. Maak zelf een plan van de huidige aanpak en maak handig gebruik van ontwikkelingen binnen de organisatie. Zo is bijvoorbeeld binnen De Zorggroep aangesloten bij de ontwikkelingen rondom het MTO.
  • Zorg voor balans tussen resultaatgerichtheid en de kracht van de herhaling (geduld). Enerzijds is het van belang om in het proces van werken aan veiligheid en gezondheid (met een andere opzet van de RI&E) mijlpalen te laten zien van tussentijdse resultaten. Anderzijds is geduld nodig. Te veel pushen in een sterk veranderende organisatie met als primaire taak goede zorg te leveren, heeft een averechts effect.
  • Kies voor een goede methodiek van borging en overzicht. Borg dat de RI&E volledig is op onderwerpen en dat deel-RI&E’s op een overzichtelijke manier met elkaar zijn verbonden. Hoe? Dat is maatwerk en voor elke organisatie anders. Maak hiervan een apart deelproject. Borg daarnaast bij de uitvoering van deel-RI&E’s op een praktische manier de betrokkenheid van kerndeskundigen, zodat de RI&E voldoet aan de wettelijke toetsingseisen.
  • Vermijd tot slot de valkuil van een instrumentele aanpak. Belangrijkste factor van het succes is het proces zelf, in plaats van het opdelen in deel-RI&E’s.

Toekomst

Met de RI&E ‘nieuwe stijl’ verwacht De Zorggroep dat alle actoren meer eigenaarschap gaan nemen, met risicobeheersing als positief resultaat. Maar bovenal moet de nieuwe RI&E gaan zorgen voor gezonde en veilige werkomstandigheden waarin medewerkers met veel plezier en duurzaam werken.

Drs. Maaikelien Wijma | arbeids- en organisatiedeskundige, drs. ing. Jolanda Willems MBA | arbeidshygiënist en Marly Simons | adviseur preventie en veiligheid bij De Zorggroep. Willems en Wijma zijn aangesloten bij PreventPartner, een netwerkorganisatie van deskundige en ervaren adviseurs op het gebied van arbo en duurzame inzetbaarheid.

Bron: Vakblad Arbo

 

> TIP: Kom naar de Praktijkdag RI&E

image_pdf

Deel dit bericht via:


    Reageer

    Uw emailadres wordt niet gepubliceerd, velden met een * zijn verplicht.

    *

    Neem onderstaande anti-spam code over: