Home > Preventie > Een training in multitasken

Een training in multitasken

15-02-2010

Werknemers staan voortdurend bloot aan afleiding. Dat maakt de verleiding groot om te multitasken. Met het gevaar dat ze daardoor meer fouten maken.

Een flatgebouw in de steigers. Een eenzame figuur op de derde verdieping. Zijn naam is Kees en hij is de bedrading aan het repareren. Geen moeilijke klus, maar wel een die vraagt om concentratie. Dan krijgt hij gezelschap van een collega. Het is Johan en die zit zichtbaar verlegen om een praatje. Hij neemt plaats op de reling en roept: ‘He Kees, gisteren de wedstrijd nog gezien?’ Het wordt geen moeilijk gesprek, dat is duidelijk. Dus werkt Kees gewoon door. Hij vindt het wel gezellig: werken en praten. Dat kan toch best tegelijkertijd?

 

Esther Aarts heeft haar twijfels. ‘Mensen doen nooit twee dingen op precies hetzelfde moment. Ze switchen van de ene taak naar de andere. Dat gaat zo snel dat ze het zelf niet doorhebben, dus voor hun lopen de handelingen parallel.’ Goed, Kees is dus niet aan het multitasken, maar aan het taakwisselen. Is dat verschil belangrijk voor hem? Volgens Aarts wel. ‘Als je steeds van taak moet wisselen, kost dat energie. Daarom gaat dat altijd ten koste van de ene taak of de andere. Je ziet die switch costs zelfs bij gemakkelijke activiteiten, als mensen beide vaardigheden op de automatische piloot lijken te kunnen afhandelen. Werken en praten bijvoorbeeld. Ook dan zullen ze extra fouten maken, waarschijnlijk zelfs bij beide activiteiten.’

 

Verleiding

Als Kees goed en veilig wil werken, zal hij het gesprek met Johan dus moeten uitstellen tot de lunchpauze. En daarmee betreedt hij het terrein waarin Aarts specialist is: het weerstaan van verleidingen. In september promoveert ze op haar proefschrift ‘De verleiding weerstaan: De rol van de anterieure cingulate cortex in het aanpassen van cognitieve controle’. De verleidingen waarmee Aarts haar proefpersonen confronteerde, waren heel subtiel. Zij kregen scherm pijlen te zien en moesten vertellen welk woord daarin stond vermeld: ‘links’ of ‘rechts’. Soms was dat lastig. Dan luidde het woord ‘rechts’ maar wees de pijl naar links. In dat geval moesten de proefpersonen een verleiding weerstaan (‘links’ antwoorden, in plaats van ‘rechts’). Hun situatie leek dus op die van een medewerker in de bouw die zijn hoofd bij de bedrading moet houden – en de gezelligheid even moet uitstellen.’

 

Twee soorten verleidingen

Aarts onderscheidt twee soorten verleidingen. Bij functies waarin je geconcentreerd moet werken, is het zaak om je niet te laten afleiden. Maar bij andere, waarin je juist veel van taken moeten wisselen, bestaat de verleiding om de vorige taak te herhalen, en dus niet te wisselen. Voor de ene persoon is de eerste neiging moeilijker te onderdrukken, voor de ander de tweede.

 

Afleiding

Terug naar Kees dus. Hoe kan zijn werkgever ervoor zorgen dat hij geen fouten maakt? Een oplossing is natuurlijk: Johan bij hem weg houden, maar volgens Aarts is het probleem daarmee niet opgelost. ‘Afleidingen zijn er altijd. Of het nu een passerende auto is, een vlaag van een liedje uit de radio, of een plotselinge gedachte. Bovendien zijn taakwisselen onvermijdelijk. Iedere werknemer moet zijn werk af en toe onderbreken om te overleggen, of wordt geconfronteerd met iets urgents.’

 

Beloning

Stel dat Aarts werkgever was, hoe zou de switch costs dan omlaag brengen? Ze ziet drie manieren. De eerste is een belofte doen. ‘In mijn onderzoek bleek dat mensen flexibeler werden als we ze iets in het vooruitzicht stelden. En het verrassende was dat bedrag helemaal niet hoog hoefde te zijn. Tien eurocent was al ruim voldoende.’

Wel belangrijk bleek de relatieve hoogte van de belofte. Aarts: ‘Bij sommige opdrachten beloofden we mensen bij een goed resultaat tien cent, bij andere van 1 cent. In die laatste gevallen bleken ze zich minder in te spannen. Logisch: het brein wil zo min mogelijk energie besteden, dus springt het op non-actief als het vooruitzicht niet aantrekkelijk genoeg is. Ik moet er bijzeggen dat het verschil vooral groot was bij mannen. En dus zou ik zo’n belofte bij Kees zeker proberen: ‘Joh, als jij die klus op tijd klaar hebt, mag je eerder naar huis.’

 

Training

De tweede manier: training. Aarts: ‘Recent Amerikaans onderzoek suggereert dat je snelle taakwisselingen kunt oefenen. Voor de training liepen de proefpersonen na iedere taakwisseling een vertraging op van 250 milliseconden, na afloop hadden ze dat teruggebracht tot 50.’  Een flinke stap voorwaarts natuurlijk, maar toch blijft Aarts sceptisch. ‘Ook met training zorgen taakwisselingen voor vertragingen. En wat die verbetering betreft: een probleem met dit soort onderzoeken is dat je nooit weet of mensen nu echt beter worden in het multitasken. Het kan ook zijn dat ze zich gewoon trainen in iedere taak afzonderlijk. Of dat ze wel die twee specifieke handelingen leren combineren, maar dat ze niet beter worden in taakwisselingen in het algemeen.’

 

Voorbereiding

Er ligt nog een derde methode om de switch costs omlaag te brengen: voorbereiding. ‘Stel: de voorman wil met Kees praten over het nieuwe rooster’, zegt Aarts. ‘Dan moet hij hem dus uit zijn concentratie halen. Maar als hij verstandig is, zal hij niet plotseling op hem toestappen. Veel beter is het om hem voor te bereiden: ‘Kees, vanmiddag om twee uur kom ik even naar je toe om het rooster te bespreken.’ Ons brein is gebaat bij voorspellingen: de switch costs gaan dan aanzienlijk omlaag. Overigens werkt die voorbereiding ook goed om de concentratie te verbeteren. De instructie ‘nu wordt het moeilijk; concentreer je goed!’ werkt uitstekend.’

 

Loopbaanbegeleiding

Misschien ligt er nog wel een belangrijker taak van de werkgever: observatie. Aarts: ‘Als ik werkgever was, zou ik mijn werknemers allereerst beter willen leren kennen. Wie is snel afgeleid? Wie werkt onverstoorbaar door? Vervolgens zou ik daar rekening mee houden in de loopbaanbegeleiding. Want voor sommige functies is het helemaal niet zo’n pre als je zo geconcentreerd doorwerkt; daar moet je juist flexibel tussen verschillende taken kunnen switchen. Als zou blijken dat iemand als Kees zijn hoofd moeilijk bij de bedrading kan houden, moet hij misschien iets anders gaan doen.’

 

Voor u geselecteerd: Praktijkblad Preventie

 

Preventie is een begrip dat veel aandacht krijgt op dit moment. Praktijkblad Preventie is de praktische ondersteuning voor functionarissen die verantwoordelijk zijn voor het preventiebeleid binnen hun organisatie!

 

meer informatie

 

image_pdf

Deel dit bericht via: