Home > RI&E > High5 voor veiligheid in het MUMC+

High5 voor veiligheid in het MUMC+

19-09-2017

MUMC_foto_400x400

Het Maastricht Universitair Medisch Centrum (MUMC+) nam in 2009 het besluit om veiligheid onvoorwaardelijk bovenaan de agenda te zetten. Het introduceerde een integraal risicomanagement (IRM)-systeem. De Raad van Bestuur stelde zich vierkant achter IRM en koos expliciet voor een bottom-up-aanpak.

Een goede keuze zo blijkt, want zeven jaar later is de risicobewustwording sterk toegenomen, zijn kwaliteit en veiligheid van zorg verbeterd én benoemde het NIAZ (Nederlands Instituut Accreditatie Zorg) het MUMC+ als best practice (2013)voor IRM. Wat was daarvoor nodig en hoe kan het nog beter?

‘Bij het MUMC+ werken we veilig’

Gij zult geen schade berokkenen’ (primum non nocere) is de belangrijkste regel in de gezondheidszorg. Eén van de leidende principes in de MUMC+ strategie is niet voor niets ‘Bij het MUMC+ werken we veilig’. Maximale veiligheid in patiëntenzorg en onderzoek realiseren staat voorop (strategienota MUMC+ ‘Gezond Leven). Integraal risicomanagement gaat echter verder dan dat. Het wordt gevoed door het besef dat in wezen alle processen in de complexe organisatie die een ziekenhuis nu eenmaal is, risico’s met zich meebrengen.

Wat is integraal risicomanagement?

Binnen de gezondheidszorg wordt risico gedefinieerd als een procesafwijking die leidt of kan leiden tot ongewenste lichamelijke, psychische en/of financiële gevolgen voor de patiënt, de medewerker en/of de organisatie. Het gaat om risico’s die direct of indirect van invloed zijn op het primaire proces (de zorg) en op de ondersteunende processen, personeel, facilitaire zaken, informatieveiligheid en geld en goederenstromen, en vooral de samenhang tussen al deze processen.

Om ‘in control’ te blijven, is risicomanagement nodig. Het MUMC+ heeft gekozen voor een integraal risicomanagementsysteem; een continu, gestructureerd en organisatiebreed proces om de relevante risico’s te identificeren, prioriteren, analyseren en beheersen (zie figuur 1).

MUMC_afbeelding 1
Figuur 1: IRM-systeem

Onder integraal wordt verstaan: de toepassing van risicomanagement op verschillende organisatieniveaus (strategisch, tactisch en operationeel) en verschillende domeinen (patiënt, personeel, informatie, facilitair en financieel). De risico’s zijn meestal onderling verbonden en kunnen elkaar versterken. Bij het onderkennen en beheersen van risico’s heeft schade voorkomen aan patiënten steeds de hoogste prioriteit.

De aanzet voor integraal risicomanagement in het MUMC+ werd in 2009 gegeven door de Raad van Toezicht, mede onder invloed van actuele maatschappelijke ontwikkelingen (zie kader). De Raad van Bestuur heeft IRM vanaf het begin ondersteund. Effectief risicomanagement is immers alleen mogelijk als het gedragen én actief uitgedragen wordt door de top van de organisatie.

De start van IRM in het MUMC+ werd ingegeven door een aantal maatschappelijke ontwikkelingen:

  • Het landelijke VMS Veiligheidsprogramma ‘Voorkom schade, werk veilig’ (2008), gericht op het implementeren van veiligheidsmanagementsystemen (VMS) en verbeterprojecten op tien  inhoudelijke thema’s, zoals het voorkomen van infecties, high risk-medicatie en screening van kwetsbare ouderen.
  • ZorgbredeGovernance Code (2010): regels voor goed bestuur, toezicht en verantwoording in de gezondheidszorg.
  • Landelijk NIVEL-onderzoek naar vermijdbare schade in de gezondheidszorg (2008).

Teamwork, heldere taken en procedures en discipline

De zorg bestaat uit inhoudelijk complexe processen waarbinnen men altijd op elkaar moet kunnen vertrouwen. Effectief teamwork, heldere taken en procedures en discipline liggen aan de basis van het nemen van de juiste beslissingen, die vaak snel moeten worden genomen. In dit opzicht lijkt de zorg op bijvoorbeeld de luchtvaart of de chemische industrie. Niet toevallig sectoren die voorop lopen als het gaat om integraal risicomanagement, omdat de veiligheidsrisico’s in deze sectoren zeer hoog zijn. In de luchtvaart is eind jaren zeventig, naar aanleiding van enkele grote ongelukken, fors geïnvesteerd in veiliger werken.

Zo is bijvoorbeeld crew resource management ontwikkeld om incidenten die ontstaan door slechte samenwerking in de cockpit te voorkomen. Calamiteiten in de chemie leidden ook in die sector tot een groter veiligheidsbewustzijn. Om die reden haalde het MUMC+ bij de start van IRM een veiligheidsexpert van chemiebedrijf DSM in huis, die het management van het ziekenhuis 2,5 jaar lang intensief ondersteunde. Met hulp van de externe expert werd onder meer geïnvesteerd in het opzetten van een programma met sturing op duidelijke doelen en resultaten. Dit heeft geen enkel ander ziekenhuis gedaan.

Protocollair systeem en decentraal melden

Er is een duidelijker protocollair systeem opgezet, vooral gebaseerd op de talloze richtlijnen en wetgeving waar ziekenhuizen aan moeten voldoen. Elk protocol heeft nu een eigenaar, die er onder meer zorg voor draagt dat het protocol op gezette tijden, of als daar aanleiding toe is, wordt ge-updatet.

Tegelijkertijd is werk gemaakt van het decentraal melden van incidenten. Medewerkers worden opgeroepen (bijna-)incidenten te melden, met als doel ervan te leren en te verbeteren. Dat ging in het begin overigens niet vanzelf, medewerkers moesten eerst het gevoel krijgen dat het ‘veilig’ was om incidenten te melden. Dus geen ‘blame en shame’ maar juist leren van fouten.

Laaghangend fruit dat naar meer smaakt

Om integraal risicomanagement te laten slagen, moet het iets ‘van de mensen zelf’ zijn. Er is daarom voor gekozen om het bottom-up te laten groeien. Het programma is bij de start geïntegreerd in lopende activiteiten en projecten. Zo was het niet ‘weer iets nieuws’. Laaghangend fruit kon direct worden geplukt. Voor de laboratoria bijvoorbeeld was incidentmelding al langer een gewoonte, het Facilitair Bedrijf en de arbo-organisatie hadden de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) al succesvol in het dagelijks werk geïntegreerd, gebaseerd op ISO-normen en OHSAS 18001. En dankzij het Decubitus-project liep het aantal patiënten met decubitus al jaren terug. Deze en andere projecten zijn ingezet als voorbeeld waardoor de betrokken medewerkers bovendien de erkenning kregen die ze verdienden. Zo was meteen duidelijk dat er al veel in huis was, wat motiverend werkte.

High5: 5 domeinen waar iedereen mee te maken heeft

Bij de ontwikkeling van een veiligheidscultuur staat het vergroten van het veiligheidsbewustzijn van medewerkers voorop. Elke medewerker, van hoog tot laag, moet ervan doordrongen zijn dat veiligheid persoonlijke betrokkenheid vereist. Goede communicatie is daarbij cruciaal. Het IRM-programma van het MUMC+ werd met de pakkende titel High5 bij medewerkers onder de aandacht gebracht.

> BEKIJK het filmpje over High5

High5 staat voor samen successen vieren, teamwerk, kennis delen en transparantie. High5 staat ook voor de vijf risicogebieden waarop IRM betrekking heeft en waarmee iedereen in het ziekenhuis te maken heeft (zie figuur 2). Door de uitwerking van het veiligheidsbeleid op deze vijf domeinen, heeft iedereen handvatten gekregen om zelf verantwoordelijkheid te nemen en effectief met risico’s om te gaan. Via High5 geeft het ziekenhuis een gemeenschappelijke betekenis aan integraal risicomanagement en leert iedereen dezelfde taal te spreken.

Risicobewustwording door aandacht trekken en vasthouden

Risicobewustwording is een kwestie van frappez toujours: de aandacht trekken én vasthouden. Multimediale campagnes belichten telkens verschillende aspecten van IRM. Succesvol ingezette middelen zijn onder meer het 5×5=veilig boekje, posters, sirene-acties, nieuwsbrieven, lunchbijeenkomsten, inloopsessies, het Kennisplein en reguliere interne middelen. Het Kennisplein is een digitale omgeving waar medewerkers van het MUMC+ informatie kunnen vinden over kritische taken, waaronder veiligheid.

MUMC_figuur 2
Figuur 2: High5 risicogebieden

Elk jaar 5 centrale thema’s geeft focus

Belangrijke winst van High5 – inmiddels een begrip in het MUMC+ – is dat het programma het gesprek over integrale veiligheid een flinke impuls heeft gegeven. Tussen leidinggevenden en medewerkers en tussen medewerkers onderling. Dit vergroot het bewustzijn, men ondersteunt elkaar, geeft elkaar feedback en deelt successen. Door elk jaar 5 centrale thema’s te benoemen, krijgt het programma bovendien focus. De prioriteit ligt altijd daar, waar deze het hardst nodig is (toprisco’s). Dankzij de thematische werkwijze zijn resultaten beter meetbaar en goede voorbeelden en projecten beter zichtbaar.

MUMC_highfive5 succesfactoren van High5

  1. Onvoorwaardelijke steun van het management; voorbeeldgedrag van leidinggevenden
  2. Systematische en integrale aanpak; heldere prioritering van thema’s en projecten
  3. Continue aandacht voor bewustwording via multimediacampagnes, heldere thema’s en communicatie over resultaten
  4. Aandacht voor leiderschap; leidinggevenden die coachen en faciliteren en eigenaarschap bij medewerkers stimuleren
  5. Successen vieren!

Iedereen draagt bij aan de veiligheidscultuur

Voor de ontwikkeling van een veiligheidscultuur zijn kennis en vaardigheden nodig, net als leiderschap en transparante communicatie. Alle medewerkers dragen bij aan het creëren van een veiligheidscultuur. Door te praten over veiligheid, door te werken conform richtlijnen en protocollen en door incidenten te melden.

Uit risico-inventarisaties (retrospectief en prospectief) blijkt een sterke relatie tussen gedrag en cultuur aan de ene kant en patiënt- en medewerkersveiligheid aan de andere kant. Sturing op gewenst gedrag is dus noodzakelijk. Voorwaarde is dan wel dat gewenste normen, waarden en overtuigingen over veiligheid expliciet zijn gemaakt. Het MUMC+ doet dat via High5 met onder meer het boekje 5×5=veilig, dat gewenst gedrag op de vijf domeinen inzichtelijk maakt.

Bewust Veiliger linkt gedrag aan 5 risicogebieden

Het programma ‘Bewust Veiliger’ (zie figuur 3) legt expliciet de relatie tussen gedrag en de vijf risicogebieden. Natuurlijk staat patiëntveiligheid voorop. De uitvoering van dit programma is een verantwoordelijkheid van elke Resultaat Verantwoordelijke Eenheid (RVE). Met behulp van IZEP (Zelfevaluatie Patiëntveiligheidscultuur, NIVEL, 2006) maakt elke afdeling een zelfevaluatie. Op basis daarvan stelt een afdeling verbeterthema’s op per team of afdeling.

De verbeterthema’s hebben – naast uiteraard inhoudelijke verbetering – vooral tot doel het gesprek over veiligheid te stimuleren en zo gaandeweg de veiligheidscultuur te verbeteren. De IZEP is speciaal ontwikkeld om het begrip veiligheidscultuur te concretiseren. Het maakt duidelijk hoe de huidige cultuur van de afdeling zich verhoudt tot de gewenste cultuur. Met de IZEP wordt zichtbaar waar de afdeling staat op de cultuurladder. De zelfevaluatie maakt de sterke en zwakke punten duidelijk en toont ook hoe de afdeling zich kan ontwikkelen.

MUMC_figuur 3
Figuur 3: Plan van aanpak Bewust Veiliger

Elk verbeterthema heeft een eigenaar, het RVE-management monitort de uitvoering van elk plan van aanpak. Tijdens inloopsessies worden resultaten gedeeld. Ook vinden jaarlijkse workshops plaats en delen mensen kennis via het Kennisplein op Intranet. De RVE Operatieve Geneeskunde heeft daar nog iets extra’s aan toegevoegd. Als extra stimulans reikt deze eenheid jaarlijks de Bewust Veiliger-prijs uit aan het team met de beste resultaten.

Aantoonbare verbetering kwaliteit en veiligheid zorg

Bewust Veiliger heeft aantoonbaar geleid tot verbetering van de kwaliteit en veiligheid van zorg. Voorbeelden zijn de ‘time-out’ en de Safety Checklist bij operaties en andere interventiebehandelingen, de implementatie van landelijke VMS-thema’s, betere handhygiëne (desinfectiepompje aan elk bed), heldere kledingvoorschriften en de implementatie van een antistollingsbeleid.

Overigens zijn op alle domeinen van High5 resultaten geboekt. Zoals de  bewustwording van de noodzaak van bronregistratie voor tijdige en correcte facturatie, het vergroten van informatieveiligheid, de integrale aanpak rond de toepassing van medische gassen en het vergroten van medewerkersveiligheid.

High5 is inmiddels een standaard agendapunt op elk overleg, medewerkers trekken lering uit incidenten en calamiteiten. De evaluatie wijst bovendien uit dat de veiligheidscultuur en risicobewustwording sterk zijn verbeterd. Natuurlijk verschilt dit per afdeling. Het blijft dan ook een aandachtspunt om afdelingen te motiveren en mee te nemen op weg naar een veiliger organisatie.

Best Practice – Gebruik van Medische Gassen

De hele gang van zaken rond medische gassen (medische lucht, bulkgassen, cilindergassen) is een proces van inkoop tot distributie tot gebruik. Met behulp van een multidisciplinair team vanuit ieder risicogebied is dit proces verbeterd en gecertificeerd conform de NEN ISO 9001 norm. Het MUMC+ was het eerste ziekenhuis in Nederland met deze certificering. Zo is de gebruiker verzekerd van een zo veilig mogelijk systeem.

Het veilig gebruik van medische gassen heeft geleid tot een reductie van het aantal vermijdbare incidenten. Gevolg: meer veiligheid voor patiënt en medewerker. Naast het veilig gebruik zijn de bestelling, bevoorrading, distributie, onderhoud en afvoer optimaal gewaarborgd.
Op basis van risicoanalyses, audits, kwaliteitsmetingen en registraties, en door beheersmaatregelen als procedures, werkinstructies en een kwaliteitshandboek medische gassen, werkt men aan duurzame verbetering van het gebruik van medische gassen.

Sinds de invoering van IRM heeft het MUMC+ flinke stappen gezet en ook de erkenning daarvoor gekregen. In 2010 won het ziekenhuis de Nationale Patiëntveiligheid Award van de IGZ. In 2013 werd het MUMC+, samen met het Rijnstate Ziekenhuis, door het NIAZ betiteld als Best Practice voor IRM. Het academisch ziekenhuis was bovendien een van de eerste ziekenhuizen in Nederland met een NEN 7510-certificatie voor ‘veilige omgang met informatie voor de gezondheidszorg’.

De puntjes op de i van IRM

Via het programma High5 heeft de focus in het MUMC+ vooral gelegen op risicobewustwording en het creëren van een veiligheidscultuur, de ‘zachte’ kant van risicomanagement. Aan de ‘harde’ (systeem)kant is gewerkt aan het retro- en prospectief signaleren en beheersen van strategische, tactische en operationele risico’s.

De komende jaren zet het MUMC+ in op het verder optimaliseren van het IRM-systeem. De aandacht gaat dan vooral uit naar meer systematisch en integraal, de spreekwoordelijke puntjes op de i. Aandachtspunten zijn de aanpak van de ‘silo-benadering’ die maakt dat risico’s niet altijd in samenhang worden opgepakt en het standaard uitvoeren van risico-inventarisaties bij het stoppen of starten van nieuwe activiteiten.

Van integraal risicomanagement naar risicogestuurd werken

Een van de grootste uitdagingen is de overgang van integraal risicomanagement naar risicogestuurd werken. Bij risicogestuurd werken passen medewerkers in alle lagen van de organisatie de risicoprocesstappen (identificeren, analyseren, beoordelen, reageren en rapporteren) toe in de dagelijkse werkprocessen.

Risicogestuurd werken heeft veel overeenkomsten met de LEAN-filosofie. Het gaat erom dat de werkvloer zelf verbeterkansen en -doelen identificeert, de benodigde beheersmaatregelen invoert en de effectiviteit ervan beoordeelt. Bij het identificeren van de verbeterkansen staat het begrip ‘patiëntwaarde’ centraal; wat is de behoefte van de patiënt en hoe kun je daar het beste aan voldoen?

Risicogestuurd werken vereist een andere rol van het management, dat meer moet loslaten en meer ruimte moet bieden aan medewerkers. Leidinggevenden krijgen daardoor een meer coachende en faciliterende rol, waarbij voorbeeldgedrag zeer belangrijk is. Om managers daarin te ondersteunen, investeert het MUMC+ momenteel in opleidingen voor coachend leiderschap.

Grotere rol patiënt bij patiëntveiligheid

Het ziekenhuis is zich er bovendien van bewust dat ook de patiënt zelf een grotere rol kan spelen op het gebied van (patiënt)veiligheid. Uiteraard altijd met respect voor de patiënt en zijn situatie. Via onder meer posters wordt de patiënt nadrukkelijk uitgenodigd vragen te stellen, verpleegkundigen of artsen aan te spreken op onveilig gedrag (bijvoorbeeld handen niet wassen) en gevraagd zelf verantwoordelijkheid te nemen door te zorgen voor het medicatiepaspoort.

Communicatie als succesfactor van IRM

Communicatie is absoluut een van de succesfactoren geweest van het IRM. Belangrijk onderdeel daarin was het zichtbaar maken van resultaten op allerlei momenten en via allerlei communicatiemiddelen. Toch wil het MUMC+ ook op dit gebied verder verbeteren. Binnenkort lanceert het een bestuurlijk dashboard dat in één oogopslag resultaten toont en ruimte biedt voor het verhaal erachter. Via digitale borden op de verpleegafdelingen vindt in de toekomst real-time monitoring van resultaten plaats, wat naar verwacht een stimulans voor verbetering op de werkplek is.

Best Practice – Hoogrisicomedicatie: bereiding door apotheek

Het blijkt veiliger om (hoogrisico)medicatie door de apotheek te laten bereiden, in plaats van door de verpleegkundigen, zoals in het verleden gangbaar was. Onder de naam FENIKS voerden twee afdelingen een pilot uit waarbij de apotheek intraveneuze medicatie klaarmaakt via standaard protocollen en kwaliteitschecks. Het aantal medicatiefouten daalde van 40 naar 1 procent, het risico op contaminatie van 8 naar 0 procent. Circa 78 procent van de verpleegkundigen ervaart dit als een verlichting van de taken. Na anderhalf jaar werd deze werkwijze ziekenhuisbreed uitgerold.

De bereiding vindt plaats in speciale ruimtes voorzien van LAF-kast, nooddouche, microbiologische monitoring en persoonlijke beschermingsmaatregelen voor apothekersassistenten. Dit biedt naast een verhoogde productbescherming ook bescherming van de medewerkers, zeker in geval van bereiding van cytostatica en antibiotica.

Het MUMC+ won hiermee de Nationale Patiëntveiligheid Award in 2010.

Samenvattend

In het MUMC+ heeft IRM zijn waarde bewezen. Hoewel er zeker nog ruimte is voor verbetering, tonen evaluaties overtuigend aan dat de kwaliteit en de veiligheid van de zorg zijn toegenomen. De veiligheidscultuur is sterk verbeterd, evenals de risicobewustwording, van hoog tot laag in de organisatie.

De belangrijkste succesfactoren zijn de aansturing vanuit het (top)management, voorbeeldgedrag van leidinggevenden en projectmatig werken met duidelijke doelen en krachtige communicatie. Het creëren van eigen verantwoordelijkheid van medewerkers, eigenaarschap en de ruimte om zelf verbeteringen te realiseren, hebben ertoe geleid dat veiligheid een zaak van iedereen is geworden.

Er ligt nu een stevig fundament waarop integraal risicomanagement verder vorm kan krijgen. Veiligheid is immers nooit klaar, risico’s zullen er altijd zijn en de beheersing ervan vraagt voortdurend aandacht. High5 voor veiligheid!

Auteur: Barbara Janssen-Solberg, MUMc+

 

> TIP: Meer weten over veiligheid en risicomanagement? Kom naar de sessie over MUMC+ op het Congres Risicomanagement

image_pdf

Deel dit bericht via: