Home > Persoonlijke ontwikkeling > Zo zijn uw e-mails meteen raak

Zo zijn uw e-mails meteen raak

05-08-2016

apestaart_462619138

Makkelijk: u stuurt een e-mail met een duidelijke boodschap of vraag. Maar dan blijft een reactie uit. Of u krijgt maar op een van de drie vragen antwoord. Hoe zorgt u dat mensen uw e-mails wél goed lezen?

Want e-mails leveren ons weliswaar veel gemak op, maar leiden net zo gemakkelijk tot ergernis. Waar gaat het fout?

Een e-maillezer leest niet goed, hij scant

Uit onderzoek blijkt dat e-maillezers vaak helemaal niet goed lezen. Ze scannen hun e-mails en zoeken antwoord op de vraag: wat moet ik doen? Of: wat moet ik weten? Zodra ze denken te weten wat ze weten moeten, zijn ze vertrokken naar het volgende bericht. Daar komt nog bij dat lezen van het beeldscherm gemiddeld 25 procent langzamer gaat dan lezen van papier. Kortom, dat handige en snelle communicatiemiddel blijkt opeens vol valkuilen te zitten. Als schrijver heeft u het gedrag van uw lezer niet in de hand, maar u kunt wel wat doen aan uw eigen e-mails. Hier 4 tips om ervoor te zorgen dat uw e-mails meteen raak zijn.

1. Maak goed gebruik van de onderwerpregel

Wat kunt u doen om het uw lezer makkelijk te maken? Allereerst natuurlijk zorgen voor een heldere en informatieve onderwerpregel. Stel, u wilt dat uw lezer iets doet. Maak de gewenste actie dan direct duidelijk in de onderwerpregel.

> Lees ook: Tips & tricks voor veilig digitaal werken

2. Kom direct ter zake

U kunt nog meer doen voor de ongeduldige lezer: kom meteen tot de kern. We noemen dat front loading of ook wel piramidestructuur. U vertelt in de eerste zin wat u van de lezer verlangt en pas daarna waarom u dat wilt. Bijvoorbeeld: uiterlijk maandag willen wij uw input voor de update van de RI&E. Is uw lezer niet geïnteresseerd in de achtergrondinformatie, dan haakt hij na de eerste zin al af. Geeft niet, de kern heeft hij dan al te pakken!

Ook de volgende alinea’s van de mail zet u in de piramidestructuur. De lezer weet zo al na de eerste zin wat er in de alinea staat. U kunt ook boven elke alinea een tussenkop zetten die dienstdoet als ultrakorte samenvatting. In beide gevallen hoeft de lezer de rest van het tekstblokje niet per se te lezen.

3. Maak informatieve koppen

Een stukje tekst waarin iemand over zijn hobby schrijft. Kunt u raden wat die hobby is?

Een zomerse dag is leuker dan een dag in de herfst. Het oosten van het land is geschikter dan de Randstad. Je moet wel lef hebben. Maar het effect is geweldig. Vooral de stilte is bijzonder. En alles lijkt vanuit dit oogpunt minuscuul. Wil je weg, dan moet je wat loslaten. Welke kant je op gaat, is ongewis.

Waarschijnlijk hebt u geen idee waarover deze alinea gaat. En dat is niet vreemd. Had er boven dit tekstje een kop gestaan, dan had u bij elke zin gedacht: klopt! Dan zetten we er nu de kop ‘ballonvaart’ boven. Et voilà! Nu is de inhoud van de alinea ineens heel duidelijk.

> Lees ook: Fijne collega, die medewerker 2.0

4. Let op de zinsbouw

Tot slot de zinsbouw. Sommige zinnen zijn zo lang dat een lezer halverwege de draad kwijtraakt. Of er zit in de hoofdzin een tussenzin gefrommeld: de tangconstructie. Of iemand wil gewoon heel veel vertellen en ratelt maar door. TIP: houd de zinnen in uw e-mails kort en doe maximaal één mededeling per zin.

Wat een hoop moeite voor een eenvoudig mailtje, denkt u nu. Misschien wel. Maar door vooraf goed na te denken, vergroot u de kans dat uw mail meteen zijn doel bereikt. En dat scheelt u én de lezer heel veel tijd. Wel zo prettig als u snel en effectief wilt werken.

Bron: Managementsupport.nl, artikel Judith Winterkamp

 

> TIP: Werken aan beter communiceren en adviseren? Volg de tweedaagse training Strategisch adviseren.

image_pdf

Deel dit bericht via: