Hoe zorg je er als organisatie voor dat medewerkers gezond en veilig kunnen werken? Pak je verzuim aan? Voorkom je dat werknemers vertrekken naar een andere organisatie? Of nog vervelender: de zorg verlaten? Vragen die arboprofessionals en de Stichting IZZ dagelijks bezighouden. Het antwoord: door een gezond organisatieklimaat.
Het ledencollectief IZZ heeft daarom, in samenwerking met de Erasmus Universiteit Rotterdam, de Aanpak Organisatieklimaat ontwikkeld. Deze aanpak brengt de dialoog over gezond en veilig werken in de zorg op gang. Zo kunnen zorgorganisaties hun organisatieklimaat in drie stappen verbeteren. Eenvoudig, laagdrempelig en zeer effectief, zo blijkt uit de resultaten.
Stichting IZZ
Stichting IZZ is een ledencollectief van mensen in de zorg. IZZ is op-gericht door werkgevers en werknemers om de gezondheid en inzetbaarheid te verbeteren van de mensen die werken in de zorg. Dat gebeurt middels de IZZ Zorgverzekering en het programma Gezond werken in de zorg. IZZ heeft ruim 417.000 leden. Vind hier meer informatie over Stichting IZZ.
Praktijkbewijs na toetsing Aanpak Organisatieklimaat
Tien zorgorganisaties uit verschillende branches hebben de Aanpak Organisatieklimaat inmiddels getoetst. Daarbij ging het om 220 zorgteams, met in totaal 3600 zorgmedewerkers. De resultaten van die toets zijn prachtig: tussen de 11 en 15 procent van de medewerkers voelt zich minder uitgeput, de kwaliteit van de zorg neemt toe en het arbeidsgerelateerde verzuim is gedaald met bijna 70 procent! Daarom volgden al veertig andere zorgorganisaties hun voorbeeld.
De testfase van de Aanpak Organisatieklimaat was een spannende tijd voor programmamanager Anouk ten Arve en onderzoeker Babette Bronkhorst van Stichting IZZ. Want zou wat ze in theorie gevonden hadden ook werken in de praktijk? Inmiddels kijken ze met een zeer positief gevoel terug: de aanpak werkt! Geen moment te vroeg, want in de zorg krijgt gezond en veilig werken veel te weinig prioriteit. Daarom is het de hoogste tijd dat elke zorgorganisatie aan de slag gaat met het organisatieklimaat.
Gezond en veilig organisatieklimaat, waar draait 't om?
Het primaire doel van de Aanpak Organisatieklimaat is – de naam zegt het al – duurzame verbetering van het organisatieklimaat (zie de infographic). Want medewerkers die in een gezond en veilig organisatieklimaat werken, ervaren minder job demands en meer job resources. En dat vertaalt zich in minder gezondheidsklachten en betere prestaties.
Maar waar draait het nu om bij een gezond en veilig organisatieklimaat? Kort en goed om de vraag ‘Staat de gezondheid van mij als medewerker op de agenda?’ Ervaren zorgmedewerkers dagelijkse aandacht voor of zij gezond en veilig werken? Of gaat het alleen over de gezondheid van de patiënt/cliënt? Dat alles is terug te zien in beleid, procedures en in de dagelijkse manier van werken.
Omdat klimaat gaat over wat mensen dagelijks ervaren, is het makkelijker te benoemen en makkelijker te veranderen. Want medewerkers ervaren wat er wel en wat er niet goed loopt, of ze waardering krijgen, hoe de samenwerking verloopt ... En die beleving kan alleen veranderen door er met elkaar over te praten. Dat lijkt misschien een open deur. Maar de praktijk laat zien dat het voeren van een oplossingsgerichte dialoog nog behoorlijk ingewikkeld is.
De vijf dimensies van het organisatieklimaat
Het organisatieklimaat bestaat uit vijf dimensies die elkaar beïnvloeden. Om dit organisatieklimaat te verbeteren is een interventie nodig waarin al deze vijf dimensies terugkomen.
Eerste dimensie
De eerste dimensie gaat over de prioriteit die het bestuur geeft aan gezond en veilig werken binnen de organisatie. Want uit onderzoek van IZZ blijkt dat zorgmedewerkers dit de belangrijkste dimensie vinden. Daarbij gaat het erom dat de bestuurder in woord en daad uitstraalt dat gezond en veilig werken belangrijk is.
Maar in de praktijk blijken bestuurders soms te worstelen met deze rol. Twee dilemma’s hoor je daarbij vaak. Namelijk dat gezond en veilig werken een taak van HR is. En dat de bestuurder zich niet met zelfsturende teams mag bemoeien. Daarnaast zien we dat bestuurders hun positieve invloed op de verbetering van het organisatieklimaat onderschatten.
Tweede dimensie
Bij dimensie twee gaat het over de betrokkenheid van de leidinggevende. Bij dit principe geldt eigenlijk hetzelfde als voor de bestuurder. Met dit verschil dat leidinggevenden of taakverantwoordelijken actief betrokken zijn bij het procesmatig begeleiden van de teamdialoog. En daardoor bij het mogelijk maken om oplossingen te implementeren.
Derde dimensie
De derde dimensie betreft de groepsnormen en het groepsgedrag in het team. Daarbij spelen vragen als ‘weten we nog van elkaar wie we zijn?’, ‘waar staan we professioneel voor?’ en ‘zijn thema’s als onveiligheid, fysieke overbelasting, overgang en werk-privébalans bespreekbaar?’
Vierde dimensie
Bij de vierde dimensie gaat het over een open en heldere communicatie met elkaar. Belangrijk voorwaarde voor een constructieve dialoog is eerlijke gesprekken. Over welke oplossingen er moeten komen, en hoe. En ook: partijen die afspraken maken over wat zij doen met de inhoud van die gesprekken, zodat er een veilige omgeving is.
Vijfde dimensie
De participatiemogelijkheden van de medewerkers zijn in deze laatste dimensie van essentieel belang.
De drie stappen van de Aanpak Organisatieklimaat
De Aanpak Organisatieklimaat kent drie stappen, steeds gevolgd door ondersteunende teamcoachingsessies (zie de infographic). De deelnemende teams doorlopen drie keer een ronde. Per ronde kiezen zij binnen het overkoepelende thema ‘gezond en veilig werken’ een subthema. Alle thema’s binnen gezond en veilig werken kunnen op die manier aan de orde komen. Bijvoorbeeld fysieke arbeidsbelasting, psychosociale arbeidsbelasting (werk- en regeldruk, agressie en geweld) of de overgang.
Stap 1: Teampeiling
In de eerste stap worden de meningen van de medewerkers (anoniem) gepeild aan de hand van enkele stellingen.
Stap 2: Teamdialoog
Het hele team gaat onder leiding van de teamleider in gesprek over de uitkomsten van de teampeiling. De medewerkers ventileren tijdens dit gesprek meningen en ideeën en bespreken knelpunten.
Stap 3: Bestuurder op de werkvloer
Iemand uit het hoger management (een bestuurder of directeur) gaat in gesprek met de teamleden over de uitkomsten van de teamdialoog. Wanneer dat moet en kan, neemt deze bestuurder direct een besluit om zaken op te lossen die veilig en gezond werken in de weg staan.
De ervaring leert inmiddels dat het in de eerste ronde altijd een beetje schuurt. Dat hoort erbij en wordt in de volgende rondes minder. Dat schuren heeft te maken met de ontwikkeling waarin medewerkers zitten en de groei die de teams doormaken. Dit hoort allemaal bij het proces om constructief en oplossingsgericht met elkaar te leren communiceren.
> DOWNLOAD HIER het volledige rapport of de samenvatting. Organisaties die interesse hebben in de aanpak kunnen contact opnemen.
Reacties op Aanpak Organisatieklimaat
De Aanpak Organisatieklimaat zet een beweging in gang. Een beweging waarin teams de tijd en ondersteuning krijgen om zelf te inventariseren waar de knelpunten zitten. En om aansluitend de balans tussen job demands en job resources te herstellen. Dat dit werkt, blijkt duidelijk uit enkele quotes van betrokkenen:
“We zijn weer in gesprek met elkaar!” (team waarin verzuim daalde van 18 naar 5 procent)
“In de dialogen maakten we per keer een top drie van punten die we bespreekbaar wilden maken met de bestuurder. En dan blijkt dat sommige dingen makkelijk op te lossen zijn.” (medewerker)
“Ik dacht in het begin ‘Wat voor oplossingen kunnen we bedenken om het werk veiliger en beter te maken? De aanpak moet niet blijven hangen op de dialoog.’ Maar toen hoorde ik terug: ‘Juist die dialoog heeft zoveel gebracht.’ Dat het nu op gestructureerde wijze gaat, dat veiligheid als thema bespreekbaar is geworden, dat is een hele stap vooruit. De dialoog zelf is de verbetering.” (bestuurder)
Succesfactoren
De wetenschappelijke toets toont aan dat een aantal succesfactoren de aanpak nog effectiever maakt. Daarbij gaat het om een hoog commitment van het management tijdens de uitvoering van de aanpak. En ook om voldoende ruimte voor mensen om de oplossingen en ideeën uit de dialoog echt te kunnen toepassen.
Cynthia van Wachem | Stichting IZZ
> TIP: Congres Arbo in de zorg: komt u ook luisteren naar Anouk ten Arve?
