Corona toonde aan dat veel veronderstellingen over werknemers met betrekking tot betrokkenheid, veranderbereidheid en verantwoordelijkheid, onzin zijn. Corona liet zien zien hoe bevlogen medewerkers kunnen zijn als ze beseffen waarvoor ze werken. Managers hebben heel lang de indruk gewekt dat medewerkers voor hén werken. Corona liet duidelijk zien dat het natuurlijk om de klant en het product gaat. Op het moment dat medewerkers dát ervaren komt er ongelooflijk veel energie los.
Dat zag je niet alleen bij de zogenaamde cruciale beroepen. Dat zag je in de meest verrassende sectoren. In de energiewereld, in de telecom, op distributiecentra, bij gemeenten, enzovoort. Corona heeft een einde gemaakt aan de discussie over de waarde van zelfsturing en zelforganisatie. Managers staan dat alleen maar in de weg.
Meester over je eigen werk
Corona liet zien dat tijd- en plaatsonafhankelijk werken geen schade toebrengt aan de productiviteit en de kwaliteit. In veel organisaties zie je dat medewerkers juist enthousiast zijn over hun nieuw verworven vrijheid. De vrijheid om het werk zelf te plannen, om het te doen op de plek waar ze willen. Dat wat honderdduizenden zzp’ers elke dag ervaren, ervaren veel medewerkers nu ook. Dat meester zijn over je eigen werk en je los te kunnen maken van het conformisme dat leidinggevende en collega’s van je vragen, heel bevrijdend is. Dat we zo flexibeler, sneller en doelgerichter werken dan ooit.
Digitaal vergaderen effectiever
Corona heeft aangetoond hoe onproductief reguliere vergaderingen zijn. Vergaderingen zijn niet voor niets het symbool van sleur en inefficiëntie. Vergaderen via digitale middelen dwingt ons om ter zake te komen. Natuurlijk zijn er genoeg mensen die zichzelf te veel terugvinden in conclaaf met anderen en via je beeldscherm is dat uiteindelijk doodvermoeiend. Maar mijn klanten getuigen overwegend dat een vergadering via Zoom of Teams veel efficiënter is.
Ook hebben we allemaal ervaren hoe nodig we fysiek contact nodig hebben. Niet fysiek contact in de zin van aanraking. Maar fysiek contact in de zin van de wandelgangen, het kletspraatje bij de koffie of de brainstorm met de voeten op tafel. Dat we alleen een gemeenschap kunnen zijn als we elkaar fysiek ontmoeten. Dat we helemaal niet alleen maar thuis achter ons schermpje willen werken. Dat juist een combinatie het effectiefst en prettigst is.
De geesten zijn rijp, de bewijzen liggen op tafel. Nu is het moment voor arboprofessionals om door te pakken. We kunnen onze organisaties nog veel meer op de menselijke maat vormgeven. Door uit te gaan van een hybride vorm. Hybride in de zin dat je een gedeelte van het werk thuis en online doet en een gedeelte van het werk op kantoor. Hybride in de zin dat een gedeelte van ons werk bestaat uit persoonlijke productiviteit en dat een gedeelte van ons werk ontstaat door elkaar te ontmoeten en te spreken.
Wat doen we eigenlijk op kantoor?
Je kunt ons dagelijks werk uiteen laten vallen in 6 activiteiten:
- Persoonlijke productiviteit: veel mensen werken achter de computer, maar dat kan ook interactie met klanten zijn of iets maken.
- Elkaar informeren: wie doet wat, wat is er voorgevallen, wat moet iedereen weten? Zeer belangrijk om te weten wat je in je persoonlijke productiviteit wel en niet moet doen en waar het aan moet voldoen.
- Beslissingen nemen: waar gaan we voor, nemen we optie één of optie twee, welke volgende stap besluiten we nu te nemen?
- Oplossingen zoeken: hier is creativiteit voor nodig. We hebben problemen die we moeten oplossen, ideeën die we moeten uitwerken en wensen van klanten die we moeten vervullen.
- Persoonlijk contact: verbondenheid, ergens bij horen, maar ook gewoon weten wat er ‘speelt’ is voor een mens essentieel. We zijn een sociaal wezen en we produceren vrijwel niets zonder de samenwerking met anderen. Daarom is het vormen van een gemeenschap wezenlijk voor ons.
- Leren en ontwikkelen: als we blijven doen wat we deden komen we niet verder. We moeten als team groeien en natuurlijk als individu.
Hier zie je meteen de reden waarom vergaderingen vaak onverdraaglijk zijn. Punt 2 tot en met 5 zijn doorgaans onderdeel van de gemiddelde vergadering. Punt 3 en 4, beslissen en creativiteit, vraagt een helder proces.
De gemiddelde manager is geen al te beste voorzitter
Een goede beslissing en het vinden van een briljant idee staat of valt bij een goed (gefaciliteerd) proces. Dat kan de voorzitter (lees: de manager) van de vergadering meestal slecht. Daardoor blijven beslissingen hangen en wordt het een ‘ja maar’-sessie. Bovendien loopt informeren, informele informatie, ideeën, meningen en gezeur doorgaans in een brij door elkaar heen. De gemiddelde manager is geen al te beste voorzitter.
De nieuwe hybride organisatie
Tijdens de coronacrisis zagen we dat we punt 1 tot en met 3 veel effectiever thuis of online kunnen. We werken efficiënter zonder onderbrekingen door collega’s en als we zelf het moment en de plek kunnen bepalen. Informeren gaat achter een scherm veel efficiënter omdat het minder uitnodigt tot uitweiden en gezeur. Beslissingen blijken prima digitaal genomen te kunnen worden. Mits goed gefaciliteerd, maar dat valt makkelijk te leren. Een goed beslissingsproces is echt niet zo ingewikkeld.
Dorpsplein
Blijft over creativiteit (4), persoonlijk contact (5) en leren en ontwikkelen (6). Hierbij hebben we heel duidelijk ervaren dat we daar elkaar voor nodig hebben. Liefst in de fysieke ruimte. Hierop zullen we onze kantoren moeten gaan inrichten. Ze moeten een mengeling worden van een dorpsplein (om elkaar te ontmoeten), gesprekruimtes (om te leren en te ontwikkelen) en brainstormruimtes.
Gelukkig zijn onze kantoorruimtes al flink op weg. Die cubicles kunnen weg, al die benauwde kamertjes kunnen leeggehaald worden. Mooie plekken om te brainstormen, een gevoelig gesprek te voeren of voor een verhit debat, houden we over.
We leren door met elkaar te discussiëren
Nu is het moment. Te veel horen we nog het geklaag dat arbo te weinig de agenda de bepaalt. Nu is de kans. Alles schuift, alles is anders dan voorheen. We gaan niet meer terug naar normaal. We kunnen nu ons eigen nieuwe normaal creëren.
De hybride organisatie is leuker om in te werken, Medewerkers komen er meer tot hun recht. We zijn productiever voor minder kosten, want we hebben minder dure kantoren en vergadertijd nodig. We kunnen nog verder terug in het aantal managers. Leren doen we steeds minder via dure cursussen, maar door professionals met elkaar te laten discussiëren, zoeken en elkaar te laten inspireren. Er is echt zoveel mogelijk. Juist nu staat alles op losse schroeven. Er is geen excuus meer. Arboprofessional, dit is je moment!
Tekst | Jeroen Busscher, helpt organisaties in verandering en leiderschap in ontwikkeling. Hij schreef meerdere boeken, waaronder 'Leidinggeven in de hybride organisatie'. Daarnaast geeft hij lezingen, maakt hij radio en vlogt hij.
