Bedrijven zijn volgens de Arbowet verplicht om hun werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting. Daaronder vallen agressie en geweld, seksuele intimidatie/ongewenste intimiteiten, pesten, discriminatie en werkdruk. Zij moeten hiervoor beleid opstellen en dat ook daadwerkelijk uitvoeren. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan een belangrijk onderdeel van dit beleid zijn.
Een vertrouwenspersoon is er voor medewerkers die meldingen of klachten hebben over ongewenst gedrag op de werkplek. De vertrouwenspersoon staat collega’s bij met raad en daad. En kan collega’s opvangen als zij te maken hebben gehad met vervelende kwesties. Met zaken die hun werkplek minder fijn en veilig maken. Denk daarbij aan agressie en geweld, discriminatie, pesten of intimidatie, al dan niet seksueel. Oftewel: alle zaken die volgens de Arbowet vallen onder psychosociale arbeidsbelasting (PSA).
Taken van een vertrouwenspersoon
Wat doen vertrouwenspersonen in dit verband zoal? Zij bieden die collega’s allereerst een luisterend oor. Daarnaast adviseren zij hen over mogelijke oplossingen. Vervolgens begeleiden zij deze collega’s tijdens het – vaak langdurige en emotionele – traject. En tot slot zorgen zij voor nazorg en opvang.
De taken van een vertrouwenspersoon op een rijtje:
- De eerste opvang verzorgen van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben
- Onderzoeken of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is
- Het slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures
- Het slachtoffer begeleiden, als deze werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of de leiding van een onderneming
- Het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator
- Voorlichting geven over de aanpak van ongewenst gedrag
- Leidinggevenden en management adviseren en ondersteunen bij het voorkomen van ongewenst gedrag
- Meldingen van ongewenst gedrag registreren
Voorlichting over integriteit in het algemeen
Naast individuele zaken kunnen vertrouwenspersonen ook voorlichting geven over integriteit in het algemeen. Door bijvoorbeeld trends en risico’s op tijd te signaleren, kunnen vertrouwenspersonen de integriteit en veiligheid in de organisatie vergroten.
Dit doet de vertrouwenspersoon niet
Soms denken mensen dat een vertrouwenspersonen een bemiddelaar is. Maar bemiddelen is voor mediators. Als melders het probleem willen aanpakken, moeten ze dat zelf doen. Ze krijgen van de vertrouwenspersoon dan de handvatten en ideeën. Alleen in sommige gevallen gaat de vertrouwenspersoon met ze mee naar afspraken. Bijvoorbeeld als ze aangifte doen bij de politie.
Geheimhoudingsplicht
Een vertrouwenspersoon gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van werknemers. De vertrouwenspersoon heeft namelijk een geheimhoudingsplicht.
Hoe is bescherming functie vertrouwenspersoon geregeld?
Maar hoe is het tot nu toe geregeld met de bescherming van vertrouwenspersonen zelf? Het goed uitvoeren van de taken vraagt veel van de vertrouwenspersoon. Tijdens de gesprekken met de betrokkene(n) krijgt de vertrouwenspersoon vaak belastende informatie te horen over directe collega’s. Niet alleen over leidinggevenden, ook over naaste of soms zelfs bevriende collega’s. Dit vraagt om een professionele houding.
Daarnaast is het niet denkbeeldig dat leidinggevenden een vertrouwenspersoon onder druk zetten. Om vertrouwelijke informatie te verstrekken die mogelijk belastend is. Helaas zijn de aanstelling, rechtspositie, functie en bescherming van de vertrouwenspersoon Ongewenste omgangsvormen in geen enkele wet expliciet opgenomen.
Positie en bescherming vastleggen in functieprofiel
Precies daarom is het bijzonder belangrijk om de positie en de bescherming van de vertrouwenspersoon vast te leggen in een functieprofiel, het aanstellingscontract en/of de klachtenregeling. Dit moet gebeuren binnen de organisatie waar de vertrouwenspersoon is aangesteld. Een goede en duidelijke manier is om deze bescherming op dezelfde manier vast te leggen als die voor leden van de ondernemingsraad.
Een mogelijke tekst kan dan zijn: “De vertrouwenspersoon geniet dezelfde rechtsbescherming als leden van de ondernemingsraad zoals vermeld in artikel 21 WOR.” De veelzijdige, maar ook vaak belastende en emotionele functie van in- of externe vertrouwenspersoon verdient dit.
