Vergoedingen voor de thuiswerkplek gaan verder dan de computer, het bureau en de stoel. Ook voor communicatiemiddelen zoals de eigen mobiele telefoon van de werknemer, het internetabonnement of het gebruik van een laptop kan de werkgever een vergoeding aanbieden. De Belastingdienst geeft hiervoor in het Handboek Loonheffingen 2023 en de tarievenbijlage van de Nieuwsbrief Loonheffingen 2024 duidelijke richtlijnen.
Thuiswerkvergoeding 2024
Sinds 2022 kunnen werkgevers hun werknemers een belastingvrije vergoeding geven voor de kosten die ze maken bij thuiswerken. Op 1 januari 2023 steeg dit bedrag van € 2 naar € 2,15 per dag. Vanaf 1 januari 2024 is dit bedrag € 2,35 per dag. Dit kan ook als werknemers maar een deel van de dag thuiswerken. Over dit bedrag hoeft de werkgever geen loonbelasting te betalen.
Een thuiswerkvergoeding mag ook hoger zijn. Over het deel boven de 2,35 euro betaalt de werkgever dan wel loonheffing. Een thuiswerkvergoeding is overigens niet verplicht volgens de wet. In steeds meer cao's staan wel regels over vergoedingen en thuiswerken.
Vergoeden van communicatiemiddelen
De werkgever mag de kosten vergoeden van privé communicatiemiddelen die zakelijk gebruikt worden. Zoals van de smartphone, het telefoonabonnement, het internetabonnement en eventuele kosten voor software op de computer of telefoon. Het gebruik van een computer mag alleen worden vergoed als de werknemer diens computer voor 90% of meer zakelijk gebruikt.
Over de inrichting van de thuiswerkplek
Voor het inrichten van een thuiswerkplek gelden de regels van de werkkostenregeling (WKR). Werkgevers mogen met de WKR zelf bepalen welke vergoedingen ze aan hun werknemers geven. Zoals cadeaubonnen, kerstpakketten, maar ook spullen voor een thuiswerkplek. Met als voorwaarde dat ze voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium ("de meeste bedrijven doen het zo") én dat de bedragen worden aangewezen als eindheffingsloon.
Vrije ruimte WKR in 2024
Het bedrag dat een werkgever onbelast mag besteden, heet de vrije ruimte. De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw bepaald. De vrije ruimte wordt berekend met de loonsom van alle medewerkers samen.
In 2023 was de vrije ruimte 3% voor de eerste €400.000 van de loonsom (€12.000). In 2024 is de vrije ruimte 1,92% tot een loonsom van €400.000 (€7.680). Wanneer het bedrag van de vergoedingen boven die grens komt, dan moet de werkgever over dat extra bedrag 80% belasting betalen.
Materiaal ter beschikking stellen mag ook
De werkgever is niet verplicht de werknemer geld te geven voor communicatiemiddelen en de inrichting van diens thuiswerkplek. De werkgever kan het materiaal ook kosteloos ter beschikking stellen. De werknemer moet dan al het materiaal dat de werkgever ter beschikking heeft gesteld (smartphone, laptop, bureau, kasten en dergelijke) weer inleveren bij het uit dienst gaan.
Gerichte vrijstelling: noodzakelijkheidscriterium
Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en soortgelijke apparatuur zijn onder de WKR een gerichte vrijstelling. Maar alleen als het materiaal voldoet aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:
- De voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking
- De werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer
- De werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van de voorziening aan de werkgever moet betalen als hij die niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking
Niet teruggeven? Dan is de voorziening loon
Geeft de werknemer de voorziening niet terug, dan moet de werkgever de (restwaarde van de) voorziening tot het loon rekenen. De werkgever mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen.
Heeft de werknemer privévoordeel van de voorziening? Dan hoeft de werkgever dit voordeel niet tot het loon te rekenen. De werkgever mag wel een eigen bijdrage vragen van de werknemer als die kiest voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage trekt hij dan af van het nettoloon.
Thuiswerken en internetkosten
Werkgevers mogen de kosten voor het internet thuis onder de werkkostenregeling belastingvrij aan de werknemer vergoeden zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte, indien de werkgever van mening is dat de internetaansluiting noodzakelijk is voor het verrichten van de werkzaamheden vanuit huis, als zijnde noodzakelijkheidscriterium. Een kostenvergoeding voor internetgebruik naar rato van het aantal thuiswerkdagen is niet in strijd met het noodzakelijkheidscriterium.
De vrijstelling geldt alleen als de werknemer regelmatig thuiswerkt en daarbij een internetverbinding nodig heeft. Een vergoeding voor televisie of telefoon valt niet onder de vrijstelling. Bij een combinatie-abonnement mogen werkgevers alleen de kosten van het internetgedeelte vergoeden. Daarvoor moet worden nagegaan wat de maandelijkse internetkosten thuis zijn. De kosten voor internet thuis variëren gemiddeld tussen de € 30 tot € 60 per maand.
De vergoeding moet dus specifiek gelden voor de kosten van een internetaansluiting. Vergoedt de werkgever ook de overige kosten van een combinatie-abonnement? Dan is dat deel belast als individueel loon of als eindheffingsloon onbelast in de vrije ruimte.
Het is ook mogelijk om een vaste kostenvergoeding te geven aan werknemers voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Hiervoor moet de werkgever vooraf een kostenonderzoek doen naar de werkelijke kosten.
Geen thuiswerkplek? Een flexkantoor mag ook
Maar wat als de werknemer geen ruimte heeft voor een thuiswerkplek en hij toch niet naar kantoor kan komen? Of mág komen, zoals in de coronatijd het geval was. Dan kan de werkgever ook een flexkantoorruimte ter beschikking stellen.
Thuiswerkovereenkomst
Voordat een werkgever overgaat tot het inrichten van de werkplek, doet hij er goed aan om een thuiswerkovereenkomst met de werknemer af te sluiten. Daarin moet ten minste staan dat de werknemer 1 dag per week thuis zal werken.
