We werken nu al een paar maanden thuis, dus zult u uw werkplek intussen wel op orde hebben. Of bent u toch zomaar op de bank of aan de keukentafel gaan zitten? Als u voor een goede thuiswerkplek hebt gezorgd, hebt u op zijn minst nagedacht over ergonomie, zitplek, computer en scherm.
> LEES OOK: Tips voor thuiswerken in de coronacrisis: niet met je laptop aan de keukentafel
1. Check of uw werkplek voldoet
Check eens of uw werkplek aan alle eisen voldoet, met de werkplekchecker bijvoorbeeld. Mocht dat niet zo zijn, bespreek dit dan met uw leidinggevende of met de HR-afdeling. Zij investeren liever in een goede thuiswerkplek dan dat ze straks uw ziekmelding moeten verwerken.
> LET OP! Zitten uw medewerkers wel goed? Vraag nu de demo aan voor de thuiswerkplekchecker!
Vervolgens zijn er nog vier zaken waar u rekening mee moet houden om thuiswerken tot een blijvend succes te maken. Het geheim ligt daarbij steeds in creatief en oplossingsgericht denken en werken.
2. Efficiënt gebruik van techniek
Nu u goed zit, kunt u uw aandacht richten op het samenwerken met collega’s. Zeer waarschijnlijk maakt u voor die samenwerking gebruik van platformen als Microsoft Teams, G Suite en Google Meet, Slack in combinatie met Zoom, of WebEx van Cisco. Daarmee kunt u snel en makkelijk chatten in allerlei kanalen of rooms, documenten delen en samen bewerken. Dat is allemaal heel handig, maar als u zich onzeker voelt over het platform, kan dat tegen u gaan werken. Dat veroorzaakt stress en wrijvingen.
Schroom dan vooral niet om te vragen of u een workshop mag volgen in het basaal gebruik van het platform dat u met collega's gebruikt. Voor Teams en Slack zijn er prima Nederlandstalige workshops die u snel wegwijs maken, waardoor u veel slimmer thuis kunt werken. Zeer waarschijnlijk kunt u naderhand collega’s wijzen op mogelijkheden die zij nog niet hadden gezien, hoe goed ze zichzelf ook vonden.
> LEES OOK: Dit levert online onderwijs op
Maar ook als de basale zaken allemaal duidelijk zijn, moet u zich realiseren dat deze platformen heel veel functionaliteiten hebben voor allerlei zaken. Ze zijn namelijk helemaal ingericht op teams die op afstand met elkaar werken. Geheid dat er mogelijkheden zijn die u heel goed kunt gebruiken. Als u maar wist dat ze bestonden.
Want hoe gebruikt u de slimme meldingen, het versiebeheer van documenten en verschillende rechten? Om maar een paar zaken te noemen. Bovendien moet iedereen van het team zich bewust zijn van de digitale etiquette. Chatten kan snel tot misverstanden leiden doordat we elkaar niet regelmatig in de ogen kunnen kijken. Grapjes worden makkelijk serieus genomen en serieuze zaken voor grap aangezien. Beide kunnen tot vervelende situaties leiden die het werk verstoren. Hier moet het hele team zich bewust van zijn als thuiswerken (deels) de norm wordt.
Daarom is het waarschijnlijk goed als ten minste één van de teamleden een workshop volgt over het grotere idee achter de platformen. Zodat dat teamlid de geavanceerde mogelijkheden kan ontdekken en zich bewust wordt van de valkuilen die op afstand met elkaar werken met zich meebrengt.
3. Contact en invloed houden
Tenzij u samenwoont met uw collega’s, zult u die als thuiswerker minder vaak zien. Dat kan voor meer problemen zorgen dan de genoemde technische. Uit onderzoek van Management Support bleek onlangs dat digitale communicatiemiddelen het verlies aan face-to-face-contact niet volledig compenseren. Werknemers gaven in het onderzoek aan dat ze minder contact hebben met degene(n) die zij ondersteunen. En mede daardoor ook minder invloed kunnen uitoefenen dan op kantoor.
Maar ook leidinggevenden moeten wennen aan minder contact. Leidinggeven op afstand vraagt om een andere manier van aansturing. En om meer vertrouwen in medewerkers.
> LEES OOK: Vertrouwen op afstand
Voor zowel werknemers als werkgevers is het dus van groot belang om ieders zichtbaarheid op afstand te waarborgen.
4. Wel structuur, geen stress
Thuiswerken is fundamenteel anders dan werken op kantoor. Er zit niet standaard structuur in de werkdag. Die moet u zichzelf opleggen. Dat kan stress veroorzaken, zeker als huisgenoten niet meewerken. Daardoor kunt u uitstelgedrag gaan vertonen en minder productief worden. Dat merken collega’s dan weer en dat maakt de sfeer er niet beter op. Gevolg: nieuwe stress. In deze vicieuze cirkel wilt u niet terechtkomen.
> LEES OOK: Pas op voor psychische overbelasting van thuiswerkers
Ook hier is het devies: snel aan de bel trekken. Stress bespreken met uw leidinggevende is een uiting van kracht en in deze tijden zelfs de normaalste zaak van de wereld. Er zijn cursussen die zich hierop richten en waarschijnlijk zal de baas die vergoeden als u erom vraagt.
Om meer grip op uw thuiswerkweek te krijgen, kunt u gebruikmaken van apps. Die meten bijvoorbeeld hoelang u met taken bezig bent. Of ze helpen om uw gebruik van sociale media tot een minimum te beperken.
5. Online events vanuit huis
Weinig mensen hebben zo veel van de coronacrisis gemerkt als organisatoren van events. Gelukkig worden de maatregelen tegen het virus langzaamaan versoepeld. Bovendien ontdekken we dat we events ook online kunnen organiseren. Weet u het concept van uw evenement goed om te denken naar een onlinevorm? Dan kunt u ook dit voortaan vanuit huis doen.
Events draaien vooral om interactie, netwerken, betrokkenheid en beleving. Niet per se zaken waaraan we denken als we het over online hebben. Een onlineprogramma vraagt dan ook om andere inzichten, kennis en vaardigheden dan die voor real-life events nodig zijn.
Wilt u ook evenementen vanuit huis organiseren, kies dan voor de juiste werkvorm en het bijbehorende platform. Sta stil bij de nadelen van een online event, maar denk vooral na over de voordelen en kansen. Voor hulp hierbij kunt u ook een workshop overwegen ... online natuurlijk!
