Oké, dit is nogal een uitspraak. Maar dit is wat wij elke dag tegenkomen. Elk jaar ondersteunen we bijna 2000 organisaties bij het selecteren van de best passende arbodienst. En misschien wel het grootste probleem van HR- en arboprofessionals is dat ze meestal niet dezelfde taal spreken als het management.
Ze kunnen bijvoorbeeld niet de meerwaarde van een goede arbodienstverlener uitleggen. Maar als je niet aan de directie kunt uitleggen dat de schadelast van verzuim altijd vele malen groter is dan de kosten van een full-service arbodienstpakket, dan is het niet raar dat men kiest voor het goedkoopste arbopakketje.
Spreek de taal van je manager
Wat zou er gebeuren als je voortaan in managerstaal uitlegt waarom die manager de portemonnee moet trekken? Als je van de arbo-investering gewoon een business case maakt, met opbrengsten, kosten en concrete resultaten? Het liefst zo simpel mogelijk.
Als je je manager wilt overtuigen om in actie te komen, pakt je je stapel WGA-dossiers op en legt ze op diens bureau. En dan zeg je: “Deze stapel kost ons 12 miljoen als we nu niet in actie komen. Maar weet je wat het mooie is? Als ik maar één dossier van deze stapel weet op te lossen, bespaar ik al 200.000 euro. Net iets minder dan het budget van 250.000 euro dat ik wil uitgeven aan het contract met een nieuwe arbodienst.”
Ofwel, je vertelt je manager dat je de hele organisatie kunt voorzien van full-service arbodienstverlening voor de prijs van één WGA-dossier. En kun je 2 van die dossiers oplossen? Dan heb je ook gelijk je vitaliteitsbudget gefinancierd.
En deze zorginstelling had dus niet één dossier, maar 60. Je zou dus je manager nóg een optie kunnen geven. Eén waarbij diegene 3 keer zoveel uit gaat geven als nu - zodat er na een jaar niet 60 maar misschien nog maar 30 WGA-dossiers zijn. Dan heb je met een investering van 7,5 ton ineens 6 miljoen verdiend. Wedden dat die manager blosjes op de wangen krijgt?
En door de manager een paar opties te geven, heb je je eigen doelstelling al bereikt, namelijk het benodigde budget om aan de slag te gaan met een nieuwe arbodienst. Zelfs als de directie kiest voor de goedkoopste optie.
Wat is het perspectief?
Voordat je zo’n business case kunt maken, is de eerste vraag die je moet beantwoorden: wat is eigenlijk de scope van arbodienstverlening binnen je organisatie? Het klinkt logisch, maar wordt zo vaak vergeten. Hoe wil je als organisatie nu, maar vooral ook in de toekomst, omgaan met je medewerkers?
Steeds vaker sluiten organisaties weer full-service contracten met arbodiensten af. Je maakt met de arbodienst heldere afspraken over wat ze wanneer gaat doen en met wie: op welke momenten haal je er specialisten bij? Hoe vaak heb je overleg met de casemanager? Hoe vaak krijg je advies op organisatieniveau? En als ik dit allemaal wil, wat wordt de full-service prijs dan?
Verandert dat, dan is dat natuurlijk van invloed op je abonnementskosten. Is er minder nodig, dan gaat de prijs omlaag of er is meer budget voor preventie. En blijkt dat er meer tijd nodig is, dan is het ook legitiem om na een jaar het tarief van de arbodienst wat omhoog te schroeven. Dan ben je serieus met elkaar aan het praten. Dat heet partnership.
Inkopen is een project
Oké, je hebt dus de juiste analyse kunnen maken over wie je bent en waar je staat als het gaat om arbodienstverlening. Dan wordt het tijd om te kijken wie er betrokken moet zijn bij het inkoopproces. Vaak is dat iemand van HR of een interne casemanager. Maar zorg zeker ook voor een sponsor vanuit het MT, meestal ook de budgethouder.
Ons advies is om er een project van te maken”
Ons advies is om er een project van te maken. Dus met een projecteigenaar, een begin en een eind. Vergeet de or niet en inkoop natuurlijk, en daarnaast een leidinggevende. Binnen dit project benoem je ook de echte schadelast. En je weet inmiddels dat dit niet alleen de kosten zijn van de arbodienst. Maak van tevoren afspraken met je sponsor over de budgetruimte, dan kan het eigenlijk niet misgaan.
Om dat voorbeeld van die zorgklant aan te halen: met een verzuimprobleem van 12 miljoen en een mogelijke oplossing van dat probleem met een contract van 2 ton zou dat voor de sponsor een no brainer moeten zijn. Je wilt wel voorkomen dat je 6 maanden bezig bent met zo’n traject en dat iemand van de directie – zonder enige kennis van zaken – een andere arbodienst kiest dan die van jouw voorkeur omdat die 1000 euro goedkoper is.
Durf je te laten inspireren
Veel werkgevers werken met ingewikkelde aanbestedingen en tenderprocedures. Bij zo’n aanbesteding schrijft een werkgever dan een boekwerk vol gesloten vragen waar je ‘ja’ of ‘nee’ op kunt antwoorden. Er is geen ruimte voor visie of een eigen verhaal. Er is alleen maar een checklist.
Maar wie eens in de vijf jaar zo’n arbotender uitschrijft, heeft toch geen idee wat er allemaal speelt? Dus voordat een werkgever zo’n telefoonboek vol – vaak onzinnige – eisen schrijft, is het wijs eerst een gespreksronde met arbodiensten te organiseren om zich te laten inspireren.
Durf ook vragen te stellen. Stel je kwetsbaar op”
Wat is er eigenlijk allemaal te koop? Arbodiensten kunnen precies vertellen wat wel en wat niet kan. Durf ook vragen te stellen. Stel je kwetsbaar op. En vraag na zo’n inspiratiegesprek zeker: “Wat is jullie conclusie? Hoe zien jullie ons? Wie gaan jullie voordragen aan ons? Welk probleem hebben wij?”
Probeer die arbodienst te laten samenvatten wat ze hebben gehoord en gezien. Misschien kom je erachter dat je nog iets belangrijks vergeten bent. Of vooraf iets hebt bedacht in je enthousiasme, maar dat je onderweg allerlei nieuwe inzichten opdoet. Of misschien deugt je plan bij nader inzien niet (helemaal). Wees dan ook niet bang om terug te gaan naar de tekentafel.
Tenders kunnen kortom prima werken, maar alleen als ze kwalitatief goed zijn. Dus na een goede oriëntatie die inzicht geeft in wat je nodig hebt.
Vergeet de inkoper niet
Last but not least: betrek zeker ook de afdeling inkoop bij dit soort trajecten. Een moderne inkoper koopt in op basis van partnerschap en gaat zeker niet voor de goedkoopste optie. Vertel je inkoper hoe je het wilt en voorkom bureaucratisch gedoe.
Zoek je een businesspartner, dan is prijs nooit het belangrijkste in je aanbesteding. Draait het bij de afdeling inkoop nog wel vooral om prijs, dan is het tijd voor een wake-up call. Arbodienstverlening is echt mensenwerk en niet te vergelijken met het vullen van het nietapparaat.
