Een preventiemedewerker kwam eens met een prachtig plan. In een onderzoek had hij gelezen over een manier om miljoenen te besparen: laat alle medewerkers vergaderen aan statafels. Het resultaat: de vergaderingen duren een heel stuk korter, en de medewerkers houden tijd over voor nuttiger zaken. Klare taal.
Het plan was inderdaad prima – maar dat gold niet voor de presentatie. Want die medewerker stapte gewoon naar de financieel directeur met de tekst: moet je niet alle tafels vervangen door statafels? Dus kreeg het plan niet de aandacht die het verdiende. Want die CFO had net 30.000 euro geïnvesteerd in het huidige meubilair. Die trok niet nog eens 20.000 euro extra uit zijn portemonnee.
Spreek de taal van de CFO: begin met één tafel
Dat kan anders, zegt Willem van Rhenen. Hij is hoogleraar Engagement & Productivity aan de Business Universiteit Nyenrode en heeft zich verdiept in de communicatie met directeuren. “Die preventiemedewerker had moeten weten dat de initiële kosten van al die tafels veel te hoog waren. Hij had dus eerder moeten voorstellen om voorzichtig te beginnen met één tafel van 500 euro. Pas als zoiets rendement oplevert, wordt een CFO enthousiast voor vervolgacties. Houd er rekening mee dat iedereen binnen een bedrijf vooral druk is met zijn eigen zaken. Er zijn maar weinig mensen die reflecteren: wat is op lange termijn verstandig en wat niet?”
Financiële mensen denken in getallen en spreadsheets
Want volgens Van Rhenen spreekt zo’n CFO zijn eigen taal. “Financiële mensen denken natuurlijk in getallen en spreadsheets. Dus moet je hen niet benaderen met een tekst als: ‘Dit is goed voor je bedrijf. Als je dit uitvoert, zou dat je sieren.’ Die woorden zijn heel geschikt voor een HR-manager, maar niet voor financiële mensen. Om hun taal te spreken moet je een businesscase bouwen: dit gaan onze plannen je kosten, maar dit leveren ze op. En let wel: dan moet je je ook verdiepen in de financiële situatie van het bedrijf. Je moet weten wat er binnenkomt en er weer uitgaat. Dus bekijk voor zo’n gesprek minstens de jaarrekening.”
Ook CEO spreekt eigen taal – net weer anders
Wat geldt voor een CFO, gaat ook op voor een CEO. Ook die spreekt een taal – en die klinkt weer net anders. Dat ondervond Van Rhenen een tijd geleden geleden. “Ik was op bezoek bij een directeur van een grote onderneming – en ik zag direct dat hij ergens mee zat. Eerst wilde hij daar niet over praten, maar toen ik een beetje aandrong, barstte hij los. In zijn branche zaten de medewerkers de hele dag op hun stoel. Ze werden almaar dikker. Niet goed voor hun gezondheid, niet goed voor de verzuimcijfers. ‘Die mensen moeten echt afslanken, maar ik krijg het niet voor elkaar.’”
Nu moet je weten, Van Rhenen is ook Chief Health Officer van arbodienst Arbo Unie. Dus hij had kunnen wijzen op zijn dienstverlening. “Als een werkgever zoiets vraagt, moet je als arbodienst een levensstijlpakket klaar hebben liggen. Heb je dat niet, dan leg je het af tegen allerlei re-integratiebedrijven en lifestyleadviseurs. Maar toch … in dit geval was dat geen goed idee. Sterker nog, als ik was gaan verkopen, was die man meteen afgehaakt. Want hij had al allerlei programma’s geprobeerd. Zonder succes.”
Je verdiepen in de kernwaarden van een bedrijf
Daarom hield Van Rhenen zijn folders in zijn koffertje. Hij kwam niet met een reclamepraatje, maar trok de discussie naar een hoger niveau, in de taal van de CEO. “Van tevoren had ik me verdiept in de visie en de missie van het bedrijf, in de kernwaarden. En een van die kernwaarden luidde als volgt: wij respecteren onze mensen zoals ze zijn.”
“Dat legde ik tijdens dat gesprek op tafel: aan de ene kant heb jij opgetekend dat je die mensen in hun huidige toestand respecteert, aan de andere kant wil je ze laten afslanken. Hoe kun je dat met elkaar rijmen? En misschien nog belangrijker: wat denken je mensen hiervan? Als jij A zegt en vervolgens B doet, voelen mensen dat haarscherp aan. Dan kiezen ze waarschijnlijk voor C – en dat is niet wat jij wilt.”
Lees ook: Zo werkt u aan persoonlijke vaardigheden
Gezond personeelsbestand of mensen respecteren?
Dat klinkt overtuigend – maar het leidt tot een nieuw probleem. Die directeur moest kritisch kijken naar zijn kernwaarden, en volgens Van Rhenen is dat niet simpel. “In dit geval gaat het tussen het streven naar een gezond personeelsbestand en het principe dat je iedereen respecteert zoals die is. Voor beide visies valt iets te zeggen, maar je kunt ze niet allebei opnemen in je kernwaarden. Dus moet je kiezen.”
“Zo’n keuze zie je bijvoorbeeld in Azië. Daar moeten ze cultureel twee kernwaarden tegen elkaar afwegen: eerlijkheid en respect. En de meeste mensen kiezen daar voor het laatste. Daar valt natuurlijk wat voor te zeggen, maar het heeft wel belangrijke gevolgen. Als je een werknemer daar vraagt of die iets wil doen, roept die onmiddellijk ja. Maar of hij het dan vervolgens werkelijk doet, dat blijft de vraag.”
Kiezen tussen kernwaarden is niet eenvoudig
Kiezen tussen kernwaarden, het is niet simpel. Maar volgens Van Rhenen zijn er manieren om het proces te stroomlijnen. “Dat zag je bijvoorbeeld bij een openbaar vervoerbedrijf. Ook daar worstelden ze met een dilemma: je hebt als trammachinist 30 mensen in je tram en ziet in de verte een oud vrouwtje aankomen. Je weet dat die nog minstens anderhalve minuut nodig heeft voor ze bij de halte staat. Dus wat doe je? Blijf je wachten of rijd je door?”
“Of, omgezet in kernwaarden, wat vind je belangrijker: respect voor ouderen of je houden aan de afspraken? Precies dit dilemma hebben ze voorgelegd aan de medewerkers, compleet met filmbeelden. Uiteindelijk besloot de meerderheid dat die afspraken belangrijker zijn. Dus rijden ze door. Precies zoiets kun je doen in een organisatie met veel dikke medewerkers. Vraag aan iedereen wat ze belangrijker vinden: een gezonde levensstijl of het respect voor iedereen zoals die is.”
Kernwaarden bepalen door risico’s te benoemen
De CEO helpen bij het bepalen van de kernwaarden. Voor jou als arbofunctionaris lijkt het misschien een ver-van-je-bed-show. Maar volgens Van Rhenen is het heel belangrijk dat je je in zo’n CEO verdiept. “Zo iemand wil weten welke risico’s zijn bedrijf loopt. Daar ligt die van wakker. Dus moet de arbo-adviseur uit zijn schulp kruipen en die risico’s ook benoemen.”
“Nee, die roept dan niet zoiets als: ‘Als we ons niet aan de wet houden, krijgen we een boete.’ Dan speelt hij de politieagent en wordt er niet naar hem geluisterd. In plaats daarvan moet hij bijvoorbeeld aangeven dat het verzuim oploopt en die directeur dadelijk, als het er echt op aankomt, beschikt over onvoldoende manschappen. Natuurlijk moet je vervolgens ook kunnen aangeven wat je daaraan gaat doen. En heel belangrijk: doe dat in de taal van die ander.”
