Gedrag van medewerkers in een organisatie wordt vaak gevormd door ongeschreven regels. Die zijn ontstaan door gedeelde normen, waarden en overtuigingen binnen die groep. Ervaringsgericht leren zoals serious gaming kan helpen gedragspatronen binnen een organisatie inzichtelijk te maken. En daarmee bespreekbaar en veranderbaar.
Het voordeel van deze leervorm is dat mensen zich daarbij in principe niet anders voordoen dan op de werkvloer. Daardoor komen dominante gedragspatronen al snel bovendrijven. En daarop kunnen we direct inspelen. Op die manier helpt ervaringsgericht leren om een collectieve bewustwording te realiseren over gevaren op de werkvloer. Van daaruit kun je een manier vinden om samen met medewerkers tot veiliger gedrag te komen.
Serious gaming, hoe werkt het in de praktijk?
Een vorm van ervaringsgericht leren is serious gaming. Bij deze vorm van leren simuleren we omstandigheden en situaties die zich ook op de werkvloer voordoen. Een zo waarheidsgetrouw mogelijke nabootsing van de werkelijkheid dus. Daardoor laten deelnemers ongemerkt en spelenderwijs het gedrag zien dat zij ook op de werkvloer vertonen.
> LEES OOK: Veilig gedrag en wat je erover wilt weten
Serious gaming biedt de deelnemers een kader waarin zij opdrachten moeten uitvoeren en oplossingen moeten zoeken. Maar zonder dat zij van bovenaf opgelegd krijgen wat ze moeten doen. De inhoud komt van de deelnemers zelf. Zij signaleren, onder begeleiding van de trainers, zelf knelpunten en mogelijke oplossingen. Wanneer de deelnemers een tijdje bezig zijn, ontstaan er daarbij vrijwel vanzelf dilemma’s.
Dat is het moment waarop de trainers interveniëren en de dialoog aangaan. De trainers laten zien welk type gedrag de medewerkers vertonen. Zij laten hen ook zelf ervaren wat de effecten zijn van hun gedrag. Het voordeel van een gesimuleerde situatie is dat ingrijpen op elk moment mogelijk is. Bijvoorbeeld wanneer het vertoonde gedrag onwenselijk is, of juist heel wenselijk. Juist de mogelijkheid om direct te reageren maakt de interventie effectief.
Deelnemers: zorg voor goede mix functies en afdelingen
Het beste werkt het om diverse functies en afdelingen te mixen. Bijvoorbeeld leidinggevenden, kantoorpersoneel en personeel dat in de fabriek werkt. Mensen op kantoor weten vaak niet wat er zich in de fabriek afspeelt. In de fabriek hebben ze op hun beurt geen beeld van de situatie op kantoor.
Zij moeten veranderen’ buigen we nu om naar ‘wij moeten veranderen, zegt een manager”
Medewerkers zijn zich soms ook niet bewust van het effect van hun eigen handelen op de werkzaamheden elders in de fabriek. Neem bijvoorbeeld een planner die de agenda overvol zet. Daardoor kunnen de mensen in de fabriek het gevoel krijgen dat ze minder tijd aan veiligheid kunnen besteden. Want ze moeten de productie voor die dag wél halen. Door inzage te geven in beide werkplekken, ontstaat onderling begrip voor de uitdagingen waar de ander tegenaan loopt. En voor de keuzes die de ander maakt.
> LEES OOK: Serious gaming is een blijvertje
Gewenst gedrag: formele en informele leiders meekrijgen
Het doel is om mensen mee te nemen in het gewenste gedrag binnen de organisatie. Daartoe moet u, naast de mensen op de werkvloer, de formele en vooral ook informele leiders meekrijgen. Want naast de chef zijn er vaak één of meerdere personen op de werkvloer waar medewerkers tegenop kijken en (meer) respect voor hebben.
Veel medewerkers zijn geneigd om mee te gaan in de mening van deze informele leiders. Dus vinden die bepaald gedrag zinvol en geven zij veiligheid een hoge prioriteit? Dan is de kans groot dat een groot deel zich daarbij aan zal sluiten. Bepaalde gedragingen met elkaar ervaren maakt voor iedereen inzichtelijk wat er gebeurt in bepaalde situaties. Ook wordt duidelijk wie de informele leiders zijn. Daar kunnen we, eenmaal terug op de werkvloer, handig gebruik van maken.
> LEES OOK: Informeel leiderschap, dit doet het voor veilig gedrag
Maatwerk door belang en doelen te inventariseren
Voordat we starten met serious gaming is het van belang te inventariseren wat er aan de hand is. Welke doelen willen we bereiken? Is het duidelijk welke dominante gedragspatronen er zijn? Welke gebieden hebben extra aandacht nodig? Denk hierbij aan bijvoorbeeld ‘bewustwording’ en ‘elkaar aanspreken’. Ook van cruciaal belang is nadenken over wat het management na de game met de resultaten en inzichten gaat doen. Want serious gaming blijft uiteraard één stap binnen een groter programma om veiligheidsgedrag te beïnvloeden.
Een dagje serious gaming, zo gaat dat in zijn werk
Een voorbeeld uit de praktijk. De leidinggevende trapt de dag serious gaming af met uitleg over nut en noodzaak. Liefst met een persoonlijk verhaal. Is ‘samenwerken’ een belangrijk onderwerp? Dan kan de start een opdracht zijn die de deelnemers samen binnen een bepaalde tijd moeten afronden. In de trainingsruimte is daar dan bijvoorbeeld een parcours voor uitgezet. Uiteraard gelden daarbij de normale kledingeisen. Dus: eerst bijvoorbeeld de haarnetjes op en de jasjes en veiligheidsschoenen aan.
Verbazingwekkend, zoveel inzicht door een eenvoudig spel, met 100% vertaling naar de praktijk”
Vervolgens starten de deelnemers met het parcours. Sommige deelnemers doen dit als vanzelf en vlekkeloos. Anderen hebben er meer moeite mee. Helpen de deelnemers elkaar of niet? Ze moeten het parcours immers gezamenlijk op de juiste manier doorlopen.
De rol van de trainers: observeren
De rol van trainers is om te observeren welk gedrag mensen vertonen. Hoe pakken ze het probleem aan? Staat de informele leider op? Op welke manier helpen ze elkaar? Op bepaalde momenten leggen de trainers de oefening stil en bespreken hun observaties met de groep. Wat gebeurt er nu en wat zou beter kunnen? Vaak gaat de tweede poging daardoor al een stuk sneller.
Medewerkers doorzien oude patroon
Dit proces wordt een paar keer herhaald. De deelnemers merken zelf ook verbetering. Ze merken bovendien dat ze na de onderlinge afstemming beter en sneller presteren. Ze realiseren zich dat overleggen weliswaar even tijd kost. Maar ook dat het uiteindelijk tijdwinst oplevert als je het vergelijkt met allemaal meteen maar wat doen. Kortom: ze doorzien hun oude patroon. Vaak kunnen deelnemers zelf een bruggetje leggen met situaties in de dagelijkse praktijk.
> LEES OOK: Kun je slecht veiligheidsgedrag makkelijk afleren?
Na afloop van de hele oefening is er een groepsevaluatie. Daarin wordt duidelijk wat nu het verschil maakt. De rol van de trainers hierbij is ervoor te zorgen dat deelnemers zoveel mogelijk meedenken en zelf ideeën uitwisselen.
Aanspreken
Een ander onderdeel waar veel mensen in de praktijk moeite mee hebben, is elkaar aanspreken op gedrag. Want hoe doen we dat? Hoe openen we het gesprek? Hoe maken we er een opbouwend gesprek van? En hoe gaan we om met die boze collega (“Waar bemoei jij je mee?”). Medewerkers oefenen dat aanspreken met een acteur. Die legt aan de deelnemers de situatie uit. “Ik rijd veel te hard zonder gordel op de vorkheftruck met piepende banden door het magazijn. Hoe spreek je mij hierop aan?”
Elkaar aanspreken kun je in een veilige omgeving uitproberen en oefenen. Hierbij is van belang de oefeningen zo in te zetten dat deelnemers zich niet ongemakkelijk of bedreigd voelen.
Zoals Lao Tzu (een Chinese filosoof) al zei: “If you tell me, I will listen. If you show me, I will see. But if you let me experience, I will learn.”
Trainers en deelnemers gaan het gesprek aan
Soms zijn er deelnemers die in ‘de weerstand’ gaan en niet mee willen doen. Dat geeft een goed beeld van het gedrag dat deze personen ook op de werkvloer vertonen. Hét moment om met zo iemand het gesprek aan te gaan. Blijft diegene weigeren mee te doen? Dan geven de trainers aan dit te zullen bespreken met de leidinggevende en HR. Want vaak heeft zo iemand al te lang ruimte gekregen voor dit soort gedrag. Soms zo lang dat leidinggevenden het erg lastig vinden daarover nog met deze medewerkers in gesprek te gaan.
Belangrijk neveneffect van serious gaming: duidelijk laten zien welk gedrag wel en niet acceptabel is”
Een dergelijke actie vraagt lef, inlevingsvermogen en scherpte van trainers. Dat wordt vaak onderschat. Maar de kwaliteit van de trainers bepaalt hoe effectief de aanpak is. Vaak werkt een goede balans tussen openheid, eerlijkheid (soms confronterend) en wat relativerende humor op de juiste momenten.
> LEES OOK: Pak onveilig gedrag aan met het ik-ik-jij-wij-model
Hoe dan ook, weerstand kun je niet negeren als je daadwerkelijk iets wilt veranderen binnen een bedrijf. Want collega’s zien dit ook. Geeft het management zulk gedrag de ruimte, dan denken anderen al snel dat dit blijkbaar acceptabel gedrag is. Dat is een belangrijk neveneffect van serious gaming: duidelijk laten zien waar het bedrijf voor staat en welk gedrag wel en niet acceptabel is.
Succesvol naar blijvende gedragsverandering
Na een dag serious gaming is een bedrijf er nog niet. Dan is het aan het management om te bedenken hoe het met de opgedane kennis en informatie omgaat. Hoe lukt het om het geleerde in te bedden in de organisatie, om zo een blijvende verandering te bewerkstelligen? Zoals gezegd gaat het om een stap binnen een grotere aanpak naar gedragsverandering.
> LEES OOK: Zo krijg je mensen mee in gedragsverandering
Uitvoerenden, leidinggevenden en informele leiders moeten allemaal bij ervaringsgericht leren betrokken zijn. Alleen dan kan het succesvol zijn en leren we hoe we gedrag binnen organisaties kunnen beïnvloeden. Cruciaal is verder om een sociaal veilige setting te creëren waarin deelnemers kunnen leren en ervaren.
