Op dit moment werken de meeste mensen thuis en zijn de kantoren nagenoeg verlaten. Maar wat als na deze intelligente lockdown de maatregelen worden versoepeld en mensen weer voorzichtig aan naar kantoor kunnen? Ga nu aan de slag voor het 1,5 meter-kantoor, dan bent u er straks helemaal klaar voor.
Nieuwe normaal, nieuwe inrichting werkvloer
We weten inmiddels dat thuiswerken heel goed mogelijk is. Maar we weten ook dat het heel prettig is om elkaar regelmatig in levende lijve te ontmoeten. Beide vormen van werken, thuis en op kantoor, zullen dus naast elkaar blijven bestaan. Daarbij kan het zijn dat mensen in ploegen afwisselend thuis en op kantoor gaan werken. Of dat medewerkers de ene dag langer werken en de volgende dag vrij zijn.
> LEES OOK: Terug naar het werk? Zo maakt u een coronaprotocol
Hoe dan ook, het is onvermijdelijk dat er op kantoor veel minder werkplekken in gebruik kunnen zijn. Daarom moeten we de werkvloeren anders gaan inrichten. Hoe de kantoren er straks precies zullen uitzien, zal moeten blijken als we er echt in gaan werken. Maar er zijn heel simpele maatregelen die we nu al kunnen nemen om straks voorbereid te zijn.
Geheugensteuntjes voor in het 1,5 meter-kantoor
Je zou denken dat iedereen intussen wel gewend is aan de anderhalve meter afstand. Toch het kan geen kwaad om mensen ook op het 1,5 meter-kantoor eraan te herinneren dat ze de regels in acht moeten nemen. Bij de ingang kunt u bijvoorbeeld een inloopmat leggen met een tekst over afstand houden, of zelfs een waarschuwingsbord.
Bovendien kunt u op strategische plekken door het kantoor heen stickers op deuren en ramen plakken die collega’s weer op scherp zetten. Zo zijn er stickers in allerlei soorten en maten die mensen op het hart drukken anderhalve meter afstand te houden.
Daarnaast zijn er stickers die collega’s eraan herinneren dat ze geen handen moeten schudden, in de binnenkant van de elleboog moeten niezen en dat ze hun handen regelmatig moeten wassen. Dit soort stickers zijn er overigens niet alleen om op ramen, deuren en wanden te plakken, maar ook om te gebruiken op vloeren. Combineren van verschillende stickers is natuurlijk ook een optie.
> LEES OOK: Coronavirus en handen wassen, hoe en wanneer?
Speciale aandacht voor gebied rond koffieautomaat
Een plek waar anderhalve meter afstand moeilijk te bewaren is, is het gebied rond de koffieautomaat. Er zullen bedrijven zijn die deze plek afsluiten en de koffie weer rondbrengen, net als in de jaren 80. Maar als dat bij uw organisatie niet het geval is, is het zaak om op de grond duidelijk aan te geven wat anderhalve meter is. Hiervoor zijn weer speciale markeringsstickers, zoals u die ook in winkels ziet. Plak die (liefst iets meer dan) anderhalve meter van elkaar op de vloer. Zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht, ook terwijl ze gemoedelijk staan bij te kletsen.
Looppaden niet breed genoeg? Eenrichtingsverkeer!
Het nieuwe kantoor moet sowieso ruimer worden opgezet. Daarbij horen misschien bredere paden tussen de werkplekken door. Maar niet in elk kantoor is het mogelijk om paden van twee of zelfs tweeëneenhalve meter breed te creëren. Dan is het wellicht een idee om eenrichtingsverkeer in te voeren, zodat mensen niet ongemakkelijk langs elkaar heen hoeven te schuifelen. Ook dit is aan te geven met stickers op de vloeren. Er zijn bijvoorbeeld vloerstickers met pijlen voor ruwe en gladde vloeren. Ze zijn er in geel en blauw. Ook een mogelijkheid zijn voetstapstickers die halverwege het gangpad nog eens de ernst van de situatie benadrukken.
Bedenk overigens goed hoeveel geheugensteuntjes nog prettig zijn. Het moeten er genoeg zijn, maar ook weer niet te veel. Bij een overkill aan waarschuwingen houden mensen continu een onveilig gevoel en dat kan stressbevorderend werken. Wees dus duidelijk, maar overdrijf het niet. Mochten mensen zich toch niet aan de regels houden, dan is extra waarschuwingen toevoegen altijd nog mogelijk.
> LEES OOK: Waar regels zijn, is geen aandacht
Werkplekken blokkeren en/of spatschermen plaatsen
Waarschijnlijk is het nodig om de bureaus anders neer te zetten. Bij blokken van vier of zes bureaus ontkom je er niet aan om per blok twee of drie bureaus niet toegankelijk te maken. Bijvoorbeeld door rood-wit lint op die bureaus aan te brengen.
Overigens, tussen bureaus zijn kuch/spatschermen van plexiglas natuurlijk ook een mogelijkheid. Zo kunnen collega’s of klanten elkaar wel zien, maar zijn ze toch beschermd. Zulke schermen zorgen voor een veiliger gevoel op kantoor. Ze zijn te verkrijgen als staand model, maar ook hangend. Met name voor balies kan dat laatste een goede oplossing zijn.
Denk ook aan cirkels op de vloer rond het bureau, om te voorkomen dat er ineens een collega naast u staat.
Laat Activity-Based Working voorlopig even los
Veel organisaties zijn de laatste jaren overgegaan op Activity-Based Working-concepten. Dat houdt in: een werkplek kiezen die past bij de werkzaamheden van dat moment. Om te veel beweging in het 1,5 meter-kantoor te voorkomen ligt het voor de hand dit concept voorlopig even los te laten. Kies voor nu dus voor de vaste werkplek. Hanteer daarnaast een strikte clean desk policy, zodat de schoonmakers overal goed bij kunnen. Als tegemoetkoming kunt u mensen opbergboxen bieden, waarin ze dingen kwijt kunnen als ze naar huis gaan.
Vergaderruimtes: stoelen weghalen of afzetten
In vergaderruimtes waar een paar maanden geleden nog 8 of 16 mensen konden plaatsnemen, kunnen in het 1,5 meter-kantoor waarschijnlijk nog maar 4 tot 8 mensen terecht. Haal de overbodige stoelen uit de ruimte of maak ze onbruikbaar met afzetlint. Zo voorkomt u dat mensen toch te dicht op elkaar gaan zitten.
Naast het 1,5 meter-kantoor: de thuiswerkplek
Eenvoudige ingrepen genoeg om van uw kantoor een 1,5 meter-kantoor te maken waar u de eerste maanden door kunt komen. Terwijl het kantoor in gebruik is komen er vast meer oplossingen bovendrijven door goede ideeën en input van de gebruikers. Daarmee krijgt het corona-kantoor langzaamaan een bestendige vorm.
Geef dat vooral de tijd. Voor dit moment zijn waarschuwingsstickers en spatschermen even de realiteit van alledag. Maar vergeet niet dat mensen daarnaast nog volop thuis zullen werken. De werkplek thuis wordt daarmee blijvend een verlengstuk van het kantoor.
> LEES OOK: Tips voor thuiswerken in de coronacrisis: niet met je laptop aan de keukentafel
Mocht dat nog niet gebeurd zijn, dan is het verstandig om mensen een budget te geven waarmee ze die thuiswerkplek comfortabel en ergonomisch kunnen maken. Want u wilt niet dat werknemers over een paar maanden klachten krijgen die helemaal niets met corona te maken hebben.
> LEES OOK: Thuiswerkplek? Dit zijn de regels voor vergoedingen
Lezen over een andere manier van werken en leven
Tot slot: misschien is het boek ‘Een nieuw begin. Een kompas voor een andere manier’ van Tony Crabbe een geschikte leestip. Crabbe is (bedrijfs)psycholoog en werkt als consultant voor onder meer Microsoft en Disney. Tony Crabbe nodigt u in het boek uit om deze periode van coronacrisis te zien als een nieuw begin: een unieke kans om te experimenteren met een andere manier van werken en leven. Een benadering die meer impact heeft, gezonder is en zorgt voor een blijvende verandering. Ook in het leven ná de crisis.
Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met bol.com.
