De wettelijk voorgeschreven preventiemedewerker ondersteunt de werkgever bij zijn arbotaken. In de praktijk is in bedrijven een uiterst divers beeld ontstaan. Sommige preventiemedewerkers boeken goede resultaten, anderen krijgen bijna niets voor elkaar. De nieuwe Handreiking Preventiemedewerker kan hier hulp bieden.
Passende keuzes maken rond de preventiemedewerker
Iedere werkgever moet passende keuzes maken rond de preventiemedewerker. De risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) van de organisatie is de basis voor al die keuzes. Zo dient een werkgever het aantal preventiemedewerkers in een organisatie en hun beschikbare tijd met name af te stemmen op de aard en ernst van de arborisico’s. En daarnaast op het aantal locaties en de bedrijfsomvang.
> LEES OOK: Zo vergeet u niets in de RI&E
Zo zullen er verscheidene preventiemedewerkers nodig zijn in grotere bedrijven en instellingen die te maken hebben met meerdere arborisico’s. Een centrale preventiemedewerker richt zich dan vooral op beleidsmatige taken. Maar daarnaast zijn er ook één of meer lokale preventiemedewerkers aangewezen. Die voeren met name praktische arbotaken uit op een locatie of omvangrijke afdeling.
Eerst moet een basisopleiding preventiemedewerkers wegwijs maken in hun taken en de wettelijke achtergronden. Daarna is de benodigde opleiding afhankelijk van een aantal zaken. Als eerste van de plaats van de preventiemedewerkers in de organisatie. Daarnaast van hun onderlinge taakverdeling. En tot slot vooral van – opnieuw – de arborisico’s binnen de organisatie.
> LEES OOK: Verplichte opleiding voor de preventiemedewerker?
Uitdagingen in de praktijk, wat zijn de tekortkomingen?
Helaas is er geen recent onderzoek naar het functioneren van preventiemedewerkers in bedrijven en instellingen. Geluiden uit de praktijk laten zien dat talloze preventiemedewerkers hun vak goed verstaan. Zij weten hun inhoudelijke expertise te koppelen aan een doordachte manier van samenwerken met de betrokkenen binnen de organisatie.
Anderzijds zijn er meerdere organisaties met grote tekortkomingen als het gaat om de preventiemedewerker. Die zijn grofweg te verdelen in drie categorieën. 1) Er is geen preventiemedewerker aangewezen, 2) de voorwaarden voor goed functioneren ontbreken in het bedrijf en/of 3) de preventiemedewerker zelf schiet tekort.
1. Geen preventiemedewerker aanwezig
Als de werkgever intern geen preventiemedewerker heeft aangewezen, is hij in overtreding. De Arbowet schrijft immers zo’n functie voor in elke organisatie. Het rapport ‘Arbo in bedrijf’ van Inspectie SZW (zomer 2019) laat zien dat maar liefst 46 procent van de werkgevers in Nederland geen preventiemedewerker heeft. Uit het gegeven dat in deze bedrijven 21 procent van de werknemers werkzaam is, blijkt dat kleine bedrijven in deze groep sterk vertegenwoordigd zijn.
> LEES OOK: Arbo-regels naleven? Veel bedrijven doen het niet
2. Niet goed geregeld
Steeds weer rijst het beeld dat in te veel organisaties de voorwaarden waaronder men met een preventiemedewerker moet werken, niet goed geregeld zijn. Dan gaat het vooral om het aantal preventiemedewerkers in het bedrijf en hun beschikbare uren, hun opleiding, een heldere taakomschrijving en de juiste positie in de organisatie. Zonder deze voorwaarden kan een preventiemedewerker moeilijk tot goede resultaten komen.
Vaak moet een enkele preventiemedewerker binnen een bedrijf opereren met als enige achtergrond een korte basisopleiding die niet specifiek gericht is op de arboproblemen in de eigen organisatie. Bovendien zijn de preventietaken regelmatig boven op een volledige functie gestapeld op een afdeling als de technische dienst, HR of facilitair. Dan lijkt het er sterk op dat alleen een preventiemedewerker is aangewezen om aan de wet te voldoen. Daar is niet veel meerwaarde van te verwachten.
> LEES OOK: Wat doet de preventiemedewerker?
3. Zwakke preventiemedewerker
Soms kan een preventiemedewerker niet tot goede resultaten komen door een gebrek aan persoonlijke kwaliteiten of ambities. Een praktijkvoorbeeld.
Een HR-functionaris in een ziekenhuis stuitte op een muur van onwil toen zij bij de preventiemedewerker aankaartte dat na twee jaar nog slechts 40 procent van de afdelingen de RI&E-vragenlijst had ingevuld. De preventiemedewerker gaf toe dat het percentage tegenviel. Maar hij verschool zich vervolgens achter de constatering dat hij geen lijnfunctie bekleedde: hij had dus geen zeggenschap over de weigerachtige leidinggevenden. Dat was formeel juist. Maar hij zag over het hoofd dat een goede preventiemedewerker ook een handige speler is die creatieve openingen zoekt. Die nagaat waar de weerstanden precies zitten en daar oplossingen voor bedenkt. En die zo nodig steun zoekt bij de directie, actieve leidinggevenden, de OR, ...
> LEES OOK: Zo motiveert u medewerkers voor een vragenlijst
Het zal duidelijk zijn: een preventiemedewerker die moeite heeft om het politieke spel in een organisatie te spelen zal weinig tot stand brengen. Hetzelfde geldt als die persoon geen interesse of deskundigheden rond arbovraagstukken heeft, andere prioriteiten heeft of over onvoldoende communicatieve vaardigheden beschikt. Vaak liggen de oorzaken van dit disfunctioneren niet alleen in de persoon van de preventiemedewerker. Het zit hem vaak ook in de manier waarop de werkgever de organisatorische aspecten rond de preventiemedewerker heeft geregeld.
Nieuwe Handreiking Preventiemedewerker kan u verder helpen
In juli 2020 hebben de Stichting van de Arbeid en de SER een geheel vernieuwde Handreiking Preventiemedewerker uitgebracht.
Deze nieuwe handreiking biedt praktische informatie over het werk van de preventiemedewerker. En geeft met name de afwegingen om tot goede organisatorische keuzes rond de preventiemedewerkers te komen. Daarnaast zijn in de nieuwe handreiking wettelijke achtergronden, tips voor effectief werken en handige checklists opgenomen. Ook is er aandacht voor de voornaamste werkterreinen van preventiemedewerkers, de benodigde deskundigheden en de daarvoor vereiste opleidingen. Ten slotte wordt effectief samenwerken met andere partijen binnen en buiten de eigen organisatie belicht. Naast effectief aanspreken en succesvol adviseren.
> DOWNLOAD de vernieuwde Handreiking Preventiemedewerker
Daarmee is deze nieuwe handreiking een goed hulpmiddel voor alle betrokkenen die het functioneren van een preventiemedewerker in de organisatie willen verbeteren.
Tips voor de arboprofessional
- Als arboprofessional heeft u voordeel bij een preventiemedewerker die goed functioneert. Verloopt dat niet naar tevredenheid? Ga dan eerst een gesprek aan met de preventiemedewerker en vraag hoe hij zelf oordeelt over zijn mogelijkheden. Vraag ook naar zijn voorstellen om hier verbetering in aan te brengen.
- Zoek ook eens in de RI&E van uw bedrijf of organisatie. Is daarin de verplichte beschrijving opgenomen van de manier waarop uw bedrijf de functie van de preventiemedewerker hoort in te vullen? Het gaat dan om zaken als aantal, beschikbare uren, deskundigheid, opleiding en plaats in de organisatie. Staat zo’n uitgebreide beschrijving inderdaad in de RI&E, ga dan samen met de preventiemedewerker na of de praktijk overeenkomt met die beschrijving. Ook de nieuwe Handreiking Preventiemedewerker kan helpen bij het vaststellen van de organisatorische aspecten rond de preventiemedewerker die aan verbetering toe zijn.
- Ga afhankelijk van uw rol en invloed het gesprek aan met de directie, een arbocommissie, de OR en probeer – eventueel met steun van de preventiemedewerker of andere stafleden – tot afspraken te komen.
Als de werkgever geen preventiemedewerker heeft aangewezen, kunt u hem daarop (laten) aanspreken. Zorg dat in dit gesprek niet alleen de wettelijke verplichtingen, maar vooral de mogelijke voordelen voor hem goed uit de verf komen.
Wat zegt de wet?
In artikel 13 van de Arbeidsomstandighedenwet staat al vijftien jaar deze tekst. “De werkgever laat zich ten aanzien van zijn verplichtingen op grond van de Arbowet bijstaan door een of meer deskundige werknemers. (…) Deze werknemers beschikken over een zodanige deskundigheid, ervaring en uitrusting en zijn zodanig in aantal, gedurende zoveel tijd beschikbaar en zodanig georganiseerd dat zij de bijstand naar behoren kunnen verlenen.”
In de RI&E moeten maatregelen worden beschreven om hieraan te voldoen. Verder moeten preventiemedewerkers zelfstandig en onafhankelijk kunnen opereren en hebben zij dezelfde ontslagbescherming als OR-leden.
> LEES OOK: Mag je een preventiemedewerker ontslaan?
Met de wetswijziging van 2017 is de positie van de preventiemedewerker enigszins versterkt. Zo is overleg met de arbodienst/bedrijfsarts als extra taak in de wet opgenomen.Ten slotte heeft de OR instemmingsrecht over een regeling rond preventiemedewerkers. En bij nieuwe preventiemedewerkers over de persoon en zijn plaats in de organisatie.
Koen Langenhuysen (Fijn Werk, www.fijn-werk.nl) en Huub Pennock (Ergo-balans, www.ergo-balans.nl) | auteurs van de nieuwe Handreiking Preventiemedewerker
> TIP: Volg een opleiding preventiemedewerker
